gestion-paieFacturation et recouvrement

Recouvrement de créances et impayés : prévenir, relancer, agir

Évaluer le risque client avant de s’engager, sécuriser les conditions de paiement, relancer par écrit et par téléphone, négocier un échéancier, puis choisir la bonne voie si l’amiable échoue.

Durée
2 jours (14 heures)
Modalités
Présentiel · Distanciel
Niveau
Tous niveaux
Tarif
Sur devis

Programme mis à jour le

L’essentiel en questions

À qui s’adresse cette formation ?
Cette formation s’adresse aux assistants ADV, comptables clients, chargés de recouvrement, credit managers, commerciaux et dirigeants de PME impliqués dans la vente à crédit et l’encaissement des factures. Aucun prérequis n’est demandé.
Combien de temps dure-t-elle ?
La formation « Recouvrement de créances et impayés : prévenir, relancer, agir » dure 2 jours (14 heures). Cette durée est indicative : elle est ajustée selon les objectifs et le niveau des participants.
Peut-elle se dérouler dans nos locaux ?
Oui. La formation peut être organisée dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble.
Est-elle disponible à distance ?
Oui. Elle peut être suivie en classe virtuelle avec un formateur.
Peut-elle être adaptée à notre secteur ?
Oui. Le programme, les exemples et les exercices sont ajustés à votre secteur d’activité, à vos outils et au niveau des participants lors de l’analyse du besoin.
Peut-elle être financée par un OPCO ?
Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables, sans garantie. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande. Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).

Pourquoi suivre cette formation ?

La formation Recouvrement de créances et impayés couvre toute la chaîne du poste clients : prévention du risque avant la vente, suivi des encaissements, relance amiable écrite et téléphonique, puis recours aux procédures lorsque le client ne paie pas. Prévention et recouvrement sont réunis dans un même programme, car des conditions de paiement claires, un client évalué et une facture incontestable conditionnent le résultat des relances. L’émission de factures conformes est traitée en amont dans Facturation : règles, mentions obligatoires et facture électronique.

Les situations auxquelles elle répond

  • Un nouveau client passe une commande importante et personne ne vérifie sa situation financière
  • Les relances dépendent de la disponibilité de chacun et certaines factures dépassent l’échéance de plusieurs mois sans action
  • Un client promet chaque semaine un paiement qui n’arrive pas
  • Les commerciaux refusent que l’on relance leurs clients de peur d’abîmer la relation
  • Une créance ancienne reste en compte sans décision entre mise en demeure, procédure ou passage en perte

Ce que l’entreprise en retire

  • Un scénario de relance écrit, avec des étapes datées et un responsable pour chaque segment de clients
  • Les limites d’encours et les conditions de paiement sont fixées avant l’acceptation des commandes importantes
  • Chaque promesse de paiement obtenue au téléphone est confirmée par écrit puis suivie
  • Le choix entre relance, mise en demeure, procédure ou passage en perte repose sur des critères partagés avec la direction

Les règles relatives aux délais de paiement, aux pénalités de retard et aux procédures de recouvrement évoluent : elles sont présentées selon les textes applicables à la date de la session. La formation ne constitue pas un conseil juridique ; la mise en œuvre d’une procédure relève d’un professionnel du droit.

Objectifs pédagogiques et compétences visées

Les objectifs décrivent les compétences que le participant pourra mettre en œuvre ; leur atteinte est vérifiée selon les modalités d’évaluation indiquées plus bas. À l’issue de la formation, le participant sera capable de :

  • Évaluer la solvabilité d’un client à partir de ses comptes publiés, de son historique de paiement et des informations légales disponibles
  • Vérifier les clauses de paiement, de pénalités et de réserve de propriété des conditions générales de vente
  • Prioriser les relances à partir d’une balance âgée segmentée
  • Conduire un appel de relance jusqu’à un engagement de paiement daté
  • Négocier un échéancier et le formaliser par écrit
  • Rédiger une mise en demeure et choisir la procédure adaptée au montant et à la situation du débiteur

Programme détaillé

Programme indicatif : les modules sont sélectionnés, approfondis ou complétés selon le niveau des participants et vos objectifs.

01Prévenir le risque avant la vente
  • Ce que coûte un retard de paiement : trésorerie immobilisée, marge à reconstituer, temps de relance
  • Évaluer un client : comptes publiés, informations légales, historique de paiement, signaux faibles
  • Limite d’encours et circuit de validation des commandes au-delà du seuil
  • Acompte, paiement à la commande, garanties, assurance-crédit, affacturage : principes et coûts
02Sécuriser les conditions de paiement
  • Délais de paiement entre professionnels : cadre légal et conditions négociées
  • Clauses utiles : pénalités de retard, indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, réserve de propriété, déchéance du terme
  • Facture incontestable : bon de commande signé, bon de livraison, procès-verbal de réception
03Organiser le suivi et la relance
  • Balance âgée : lecture et segmentation par montant, ancienneté et type de client
  • Scénario de relance : rappel avant échéance, relances, mise en demeure, décision contentieuse
  • Rôles des commerciaux, de l’ADV et de la comptabilité ; traçabilité des actions
  • Indicateurs : encours échu, délai moyen de paiement, créances par tranche d’ancienneté
04Relancer par écrit et par téléphone
  • Courriels de relance gradués : ton, objet, pièces jointes, demande précise
  • Préparer l’appel : historique, montant, interlocuteur, objectif
  • Trame d’appel : présentation, constat, question ouverte, engagement daté, reformulation
  • Réponses aux prétextes fréquents : facture non reçue, litige, trésorerie tendue, interlocuteur absent
  • Garder son calme face à un interlocuteur agressif ou fuyant
05Négocier et formaliser
  • Échéancier, paiement partiel, compensation : conditions à poser
  • Confirmer l’accord par écrit et suivre chaque échéance
06Quand l’amiable échoue
  • Mise en demeure : contenu et effets
  • Injonction de payer, référé-provision, procédure simplifiée de recouvrement des petites créances : principes et conditions générales
  • Recours à un commissaire de justice ou à une société de recouvrement : ce que l’on peut déléguer
  • Client en procédure collective : déclaration de créance auprès du mandataire judiciaire
  • Créance irrécouvrable : passage en perte et régularisation de la TVA, principes

Informations pratiques : public, modalités, évaluation

Public concerné

Cette formation s’adresse aux assistants ADV, comptables clients, chargés de recouvrement, credit managers, commerciaux et dirigeants de PME impliqués dans la vente à crédit et l’encaissement des factures.

Prérequis

Aucun prérequis

Durée

2 jours (14 heures), durée indicative ajustable.

Modalités pédagogiques

  • Présentiel : dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble
  • Distanciel : classe virtuelle en direct avec le formateur

À distance, la formation se déroule en classe virtuelle avec le formateur ; les modalités de suivi de la présence et de la participation sont précisées dans la convocation.

Méthodes pédagogiques

  • Jeux de rôle d’appels de relance à partir de fiches clients (retard d’un mois, litige qualité, client qui multiplie les promesses), avec grille d’observation remplie par les autres participants
  • Atelier balance âgée : à partir d’un export fictif de plusieurs dizaines de factures ouvertes, segmenter les clients, fixer les priorités de la semaine et rédiger le scénario de relance correspondant
  • Rédaction puis correction croisée d’un courriel de relance, d’une confirmation d’échéancier et d’une mise en demeure
  • Analyse de conditions générales de vente types : repérer les clauses de paiement absentes, imprécises ou difficiles à appliquer

Moyens pédagogiques et techniques

  • Modèles de courriers de relance, de confirmation d’échéancier et de mise en demeure
  • Trame d’appel et grille d’observation des jeux de rôle
  • Salle adaptée au nombre de participants, dans vos locaux ou dans un lieu convenu ensemble
  • Classe virtuelle avec partage d’écran ; connexion internet, micro et caméra pour chaque participant
  • Support de formation remis aux participants

Modalités d’évaluation

  • Positionnement des participants avant la formation (questionnaire ou échange)
  • Appel de relance joué et évalué avec la grille d’observation : structure, engagement obtenu, maîtrise de soi
  • Cas écrit : choix argumenté de l’action à mener sur plusieurs créances de la balance âgée, de la relance à la procédure
  • Mise en demeure rédigée à partir d’un dossier client, corrigée sur le fond et la forme
  • Questionnaire de satisfaction en fin de formation

Nature de la reconnaissance

Attestation de fin de formation remise à chaque participant.

Cette formation ne délivre ni diplôme, ni titre, ni certification professionnelle enregistrée au RNCP ou au répertoire spécifique.

Intervenants

La formation est animée par le formateur retenu pour l’action, qui peut être un intervenant indépendant ou un organisme partenaire, sélectionné pour son expertise du sujet, son expérience professionnelle et ses compétences pédagogiques. Hashtag 3C Formation reste votre interlocuteur tout au long de la prestation.

Modalités d’accès

  1. Vous nous transmettez votre demande : formulaire de devis, téléphone ou e-mail.
  2. Nous analysons le besoin avec vous et identifions le niveau des participants.
  3. Nous vous adressons une proposition : programme adapté, modalités et devis.
  4. Après votre accord, les documents contractuels sont établis, puis les participants reçoivent leur convocation.

L’inscription peut être à l’initiative de l’employeur, ou du salarié avec l’accord de son employeur.

Délais d’accès

Les délais d’organisation varient selon la formation, le format, les disponibilités du formateur et les éventuelles démarches de financement. Contactez-nous pour connaître le délai applicable à votre projet.

Si vous sollicitez une prise en charge, la demande est en général à déposer auprès de l’OPCO avant le début de la formation : ce délai est à prévoir dans le calendrier.

Accessibilité et handicap

Les personnes en situation de handicap peuvent nous signaler leurs besoins avant la formation, ou à tout moment, afin d’étudier ensemble les adaptations possibles : rythme, supports, aides techniques ou humaines, accessibilité du lieu. Si une adaptation n’est pas réalisable, nous vous orientons vers une structure adaptée.

Signalez vos besoins au 07 80 95 85 98 ou à contact@hashtag-3c-formation.com. Notre démarche d’accessibilité.

Droit de rétractation (formation financée à titre individuel)

Lorsqu’une personne finance elle-même sa formation, à titre individuel, elle dispose d’un délai de rétractation de dix jours à compter de la signature du contrat de formation (article L6353-5 du Code du travail) ; aucune somme ne peut être exigée avant l’expiration de ce délai (article L6353-6). Ce délai ne concerne pas les formations commandées par une entreprise pour ses salariés.

Tarif, financement et adaptation

Tarif sur devis selon la durée, le nombre de participants, le format et les modalités d’intervention.

Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande de financement. La prise en charge n’est jamais garantie : elle dépend des critères en vigueur au moment de la demande. Le guide du financement OPCO

Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).

Adapter cette formation à votre entreprise

Les contenus peuvent être adaptés selon le niveau des participants, leurs fonctions, votre secteur d’activité, vos objectifs, les outils utilisés et les situations professionnelles rencontrées.

  • Le programme
  • La durée
  • Les exercices
  • Le niveau
  • Le secteur d’activité
  • Le format
  • Les dates

Questions fréquentes sur cette formation

La formation remplace-t-elle un avocat ou un commissaire de justice ?

Non, la formation apprend à préparer et conduire le recouvrement amiable, puis à décider quand passer la main. Les procédures judiciaires sont présentées dans leurs principes pour choisir en connaissance de cause ; leur mise en œuvre relève d’un commissaire de justice, d’un avocat ou du service juridique.

Les commerciaux ont-ils leur place dans cette formation ?

Oui, la présence des commerciaux est utile, car les conditions de paiement se négocient souvent au moment de la vente. Construire ensemble le scénario de relance permet aussi de fixer à quel moment le commercial intervient auprès de son client.

Le recouvrement auprès des particuliers est-il traité ?

La formation porte principalement sur les créances entre professionnels. Le recouvrement auprès de particuliers obéit à des règles plus protectrices du débiteur, notamment sur les frais qui peuvent lui être réclamés ; ces différences sont signalées sans être développées.

Le recouvrement auprès de clients étrangers est-il abordé ?

Seulement pour la prévention : garanties de paiement, acomptes et assurance-crédit valent aussi pour les clients étrangers. Le recouvrement contentieux hors de France obéit à des règles propres (droit applicable au contrat, juridiction compétente, procédures européennes pour les clients établis dans l’Union) qui relèvent d’un conseil spécialisé.

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