Quelle formation Excel choisir ? Débutant, intermédiaire ou avancé

Excel débutant, intermédiaire ou avancé : quelles différences ?

Les niveaux se distinguent par ce que la personne réalise seule : des calculs justes au niveau débutant, l’exploitation de listes de données au niveau intermédiaire, des fichiers de suivi fiables au perfectionnement, des classeurs conçus pour d’autres et automatisés au niveau avancé. Chaque niveau s’appuie sur le précédent ; le perfectionnement et le niveau avancé demandent tous deux le niveau intermédiaire acquis, le premier pour fiabiliser ses propres fichiers, le second pour concevoir des classeurs utilisés par d’autres.

Un utilisateur quotidien peut relever du niveau débutant s’il ne maîtrise pas les références absolues. Inversement, le niveau avancé n’est pas une étape obligée : une personne qui ne conçoit pas de fichiers pour d’autres trouvera souvent une réponse plus directe dans le perfectionnement ou dans une spécialisation. Pour un assistant qui débute, la formation Excel pour les assistants enseigne les bases directement sur des listes, des plannings et des suivis d’activité.

Autotest : à quel niveau Excel se situe un collaborateur ?

Faites réaliser chaque manipulation sur un fichier plutôt que d’y répondre de mémoire, et notez pour chacune « sans aide », « avec aide » ou « non ». Le résultat oriente le choix ; le positionnement réalisé avant la formation le confirme.

Bloc 1 : les bases

• Recopier une formule sur toute une colonne sans fausser les résultats.
• Figer une cellule dans une formule avec le signe $.
• Calculer un total ou une moyenne avec une fonction.
• Trier une liste et utiliser le filtre automatique.

Bloc 2 : l’exploitation des données

• Écrire une formule SI qui renvoie un résultat selon une condition.
• Récupérer une information dans un autre tableau avec RECHERCHEV ou RECHERCHEX.
• Additionner ou compter selon plusieurs critères.
• Construire un tableau croisé dynamique et l’actualiser.

Bloc 3 : la conception et l’automatisation

• Construire un classeur utilisé par d’autres, avec listes déroulantes et contrôles de saisie.
• Utiliser la valeur cible ou le gestionnaire de scénarios.
• Combiner INDEX et EQUIV, ou utiliser des fonctions comme FILTRE et UNIQUE.
• Enregistrer une macro et l’exécuter depuis un bouton.

Lire le résultat

• Au moins une réponse « avec aide » ou « non » dans le bloc 1 : Excel débutant, qui consolide aussi les bases acquises sur le tas.
• Bloc 1 sans aide, plusieurs réponses « avec aide » ou « non » dans le bloc 2 : Excel intermédiaire.
• Blocs 1 et 2 sans aide, mais des fichiers de suivi fragiles ou sous-exploités : Excel perfectionnement.
• Blocs 1 et 2 sans aide, avec des classeurs à concevoir pour d’autres, des hypothèses à simuler ou des tâches à automatiser : Excel avancé.
• Blocs 1 à 3 majoritairement sans aide : Power Query, Power Pivot ou une formation métier.

Les spécialisations et les formations métiers ont leurs propres prérequis : elles se choisissent selon le besoin, à l’aide du tableau suivant.

Quelle formation Excel choisir selon le niveau, le besoin et le métier ?

Partez de la situation de travail, puis des compétences à acquérir : le tableau associe chacune à la formation la plus directe. Les niveaux construisent une pratique générale ; les spécialisations et les formations métiers répondent à un usage précis, une fois leurs prérequis acquis.

Les prérequis diffèrent d’une formation à l’autre : Excel pour les assistants demande seulement de savoir saisir des données et poser une somme ; Excel pour les RH, Excel pour les commerciaux et la journée consacrée aux tableaux croisés dynamiques supposent le niveau intermédiaire ; Excel pour le contrôle de gestion demande le perfectionnement, et Power Pivot le perfectionnement ou le niveau avancé ainsi qu’une pratique de Power Query. Vérifiez-les sur chaque fiche avant d’inscrire un collaborateur.

Niveau complet, spécialisation ou formation métier : que privilégier ?

Un niveau complet construit des bases générales, une spécialisation lève un blocage précis, et une formation métier sert les participants qui partagent les mêmes fichiers et les mêmes questions.

• Un niveau complet convient à une personne qui utilise Excel pour des tâches variées ou qui devra reprendre des fichiers qu’elle ne connaît pas encore.
• Une spécialisation concentre le temps sur un outil : un gestionnaire qui résume chaque mois la même extraction n’a pas besoin de revoir la mise en page, mais d’approfondir les tableaux croisés dynamiques.
• Une formation métier applique les fonctions à des cas propres à la fonction : taux d’absentéisme en RH, classement des clients en commercial, rapprochements en comptabilité, écarts budgétaires en contrôle de gestion.

Power Query et Power Pivot forment un parcours à part pour les utilisateurs confirmés : Power Query prépare et actualise les données, Power Pivot les relie dans un modèle et y calcule des mesures. Les formations Power Query et Power Pivot détaillent les situations qui justifient ces deux parcours.

IA et Excel : faut-il une formation à part ?

Oui, lorsque l’entreprise met un outil d’IA à disposition, mais une fois les bases d’Excel acquises. Un assistant d’IA peut proposer ou expliquer une formule, aider à nettoyer des données ou suggérer une analyse ; il peut aussi produire une formule fausse au résultat plausible, que seul un utilisateur qui comprend Excel repérera.

La formation IA et Excel : analyser ses données avec l’IA suppose ces bases et insiste sur deux réflexes : recouper chaque résultat par un calcul indépendant, et agréger ou anonymiser les données avant de les soumettre à un outil d’IA. La CNIL recommande par ailleurs d’encadrer l’usage de l’IA générative par une politique ou une charte interne précisant les usages autorisés et interdits ; notre guide Former ses salariés à l’IA générative détaille cette démarche.

Comment préparer une formation Excel sur les fichiers de l’entreprise ?

Rassemblez quelques fichiers représentatifs, anonymisez-les et indiquez la version d’Excel utilisée : les exercices peuvent alors partir de situations réelles. En formation intra-entreprise, préparez :

• quelques fichiers représentatifs des tâches à améliorer ;
• leur version anonymisée, sans noms, coordonnées, salaires ni autres données personnelles ;
• une description de ce qui prend du temps ou produit des erreurs aujourd’hui ;
• la version d’Excel ou l’abonnement Microsoft 365 des participants, et leur niveau estimé.

La version compte, car toutes les fonctions n’existent pas partout : selon Microsoft, RECHERCHEX n’est pas disponible dans Excel 2016 et Excel 2019, et les fonctionnalités de Power Query varient selon la version et l’édition. Hashtag 3C Formation organise ces formations dans vos locaux ou à distance, après un positionnement des participants.