Quelle formation Excel choisir ? Débutant, intermédiaire ou avancé

Comment savoir quel niveau Excel choisir ?

Le bon niveau se déduit des tâches que la personne réalise sans aide et de celles qu’elle devra réaliser après la formation. L’ancienneté est un repère trompeur : un utilisateur de longue date peut maîtriser des manipulations complexes et ignorer des bases comme les références absolues.

Trois questions cadrent le choix :

• Que fait la personne aujourd’hui avec Excel ?
• Que devra-t-elle faire seule à l’issue de la formation, et sur quels fichiers ?
• Le besoin est-il général ou lié à une tâche précise : synthèse d’exports, tableau de bord, suivi du personnel ?

Un positionnement réalisé avant la formation confirme ensuite le niveau et permet d’ajuster le contenu si le groupe est hétérogène.

Débutant, intermédiaire, avancé : que contient chaque niveau ?

Chaque niveau suppose les acquis du précédent. Le tableau résume le point de départ attendu et les apports de chaque formation.

Pour un besoin plus ciblé, une formation consacrée aux tableaux croisés dynamiques apprend à produire des synthèses à partir d’extractions de logiciels, sans suivre tout le niveau intermédiaire.

Autotest : à quel niveau se situe un collaborateur ?

Pour chaque point, la personne sait-elle le faire seule ? Le plus fiable est de faire la manipulation sur un fichier plutôt que de répondre de mémoire. Le résultat donne une orientation, que le positionnement confirmera.

Bloc 1 : les bases

• Recopier une formule sur toute une colonne sans fausser les résultats.
• Figer une cellule dans une formule avec le signe $.
• Calculer un total ou une moyenne avec une fonction.
• Trier une liste et utiliser le filtre automatique.

Bloc 2 : l’exploitation des données

• Écrire une formule SI qui renvoie un résultat selon une condition.
• Récupérer une information dans un autre tableau avec RECHERCHEV ou RECHERCHEX.
• Additionner ou compter selon plusieurs critères.
• Construire un tableau croisé dynamique et l’actualiser.

Bloc 3 : la conception et l’automatisation

• Construire un classeur utilisé par d’autres, avec listes déroulantes et contrôles de saisie.
• Utiliser la valeur cible ou le gestionnaire de scénarios.
• Combiner INDEX et EQUIV, ou utiliser des fonctions comme FILTRE et UNIQUE.
• Enregistrer une macro et l’exécuter depuis un bouton.

Lire le résultat

• Au moins un « non » dans le bloc 1 : Excel débutant, qui consolide aussi les bases acquises sur le tas.
• Bloc 1 acquis, plusieurs « non » dans le bloc 2 : Excel intermédiaire.
• Blocs 1 et 2 acquis : Excel avancé si la personne conçoit des fichiers pour d’autres, sinon une formation ciblée.
• Blocs 1 à 3 largement acquis : Power Query ou une formation métier.

Power Query : pour qui et à quel moment ?

Power Query s’adresse aux utilisateurs à l’aise avec Excel qui retraitent régulièrement les mêmes données. Les étapes d’import, de nettoyage et d’assemblage sont enregistrées une fois : à l’arrivée d’un nouvel export, une actualisation suffit.

La formation devient pertinente dans ces situations :

• chaque mois, les mêmes colonnes sont supprimées, les mêmes dates corrigées, les mêmes copier-coller refaits ;
• plusieurs fichiers de même structure doivent être assemblés, par exemple un par agence ou par mois ;
• deux exports doivent être rapprochés avant toute analyse.

Elle suppose une bonne maîtrise des listes de données et des tableaux croisés dynamiques, et se place donc après le niveau intermédiaire. Vérifiez aussi que la version d’Excel utilisée dans l’entreprise en dispose.

Quand préférer une formation Excel métier ?

Lorsque les participants partagent les mêmes fichiers et les mêmes questions : les exercices portent alors directement sur leurs situations de travail.

Ces formations supposent au minimum la maîtrise des bases ; celle consacrée aux tableaux de bord demande le niveau intermédiaire.

IA et Excel : faut-il une formation à part ?

L’IA générative complète la maîtrise d’Excel sans la remplacer. Un assistant d’IA peut proposer ou expliquer une formule, aider à nettoyer des données ou suggérer une analyse ; il peut aussi produire une formule fausse au résultat plausible, que seul un utilisateur qui comprend Excel repérera.

La formation « IA et Excel : analyser ses données avec l’IA » s’adresse donc à des personnes qui maîtrisent déjà les bases. Elle insiste sur deux réflexes : vérifier les résultats par un calcul indépendant et ne pas transmettre de données personnelles ou confidentielles à un outil non validé par l’entreprise.

Pourquoi se former sur les fichiers de l’entreprise ?

Parce que les participants appliquent plus facilement ce qu’ils ont pratiqué sur leurs propres tableaux. En formation intra-entreprise, le formateur peut bâtir les exercices à partir de fichiers transmis avant la session et travailler sur la version d’Excel utilisée dans l’entreprise. Pour préparer la session :

• sélectionnez quelques fichiers représentatifs des tâches à améliorer ;
• anonymisez-les en supprimant ou en remplaçant noms, coordonnées, salaires et autres données personnelles ;
• décrivez ce qui prend du temps ou pose problème aujourd’hui ;
• indiquez la version d’Excel ou de Microsoft 365 et le niveau estimé de chaque participant.

Hashtag 3C Formation organise ces formations dans vos locaux ou à distance, après un positionnement des participants.