En bref
Commencez par une formation aux fondamentaux de Microsoft 365 pour tous les salariés : enregistrer ses fichiers dans OneDrive, les partager par lien et les coéditer. Ajoutez ensuite Teams pour les équipes, SharePoint pour les personnes qui organisent les espaces documentaires, des formations dédiées pour les managers et les organisateurs de réunions et de webinaires, et Outlook, Forms, Planner ou To Do selon les tâches de chacun. Réservez la formation à Copilot aux salariés qui disposent d’une licence, une fois les droits de partage revus, car ses réponses professionnelles s’appuient sur les contenus auxquels leur compte a accès.
Sommaire 5 parties
Par quelle formation Microsoft 365 commencer ?
Par les fondamentaux, pour tous les salariés : ils portent sur les gestes utilisés dans toutes les applications, c’est-à-dire où enregistrer un fichier, comment le partager et comment travailler à plusieurs sur le même document. Sans ces repères, les pièces jointes continuent de circuler en plusieurs versions, même après le déploiement de Teams.
La formation Microsoft 365 : les fondamentaux, OneDrive et partage de fichiers apprend à choisir entre OneDrive, Teams et SharePoint, à partager un lien plutôt qu’une pièce jointe, à coéditer et à restaurer une version. Ces repères servent ensuite partout : selon Microsoft, les fichiers déposés dans un canal Teams sont stockés dans le site SharePoint de l’équipe (ou dans un site propre au canal lorsqu’il est privé ou partagé), tandis que ceux envoyés dans une conversation sont stockés dans le OneDrive de l’expéditeur et partagés avec les seuls participants.
Le moment le plus utile se situe juste avant ou juste après l’activation des comptes, pour que chacun pratique dans son propre environnement.
Quelle formation Microsoft 365 selon le profil et le besoin ?
Chaque profil utilise Microsoft 365 différemment : le tableau associe les besoins les plus fréquents aux formations qui y répondent.
| Profil | Besoin | Formations à privilégier |
|---|---|---|
| Tous les salariés | Enregistrer, partager et coéditer ses fichiers ; échanger et se réunir dans Teams | Microsoft 365 : les fondamentaux, puis Microsoft Teams |
| Managers | Organiser l’espace Teams de l’équipe, fixer ses règles d’usage, suivre les tâches, accueillir un nouvel arrivant | Teams pour les managers |
| Assistants | Gérer des agendas partagés et une messagerie chargée, collecter des réponses, suivre des demandes et des relances | Outlook, Forms, Planner et To Do |
| Référents, propriétaires ou animateurs de sites SharePoint | Structurer les bibliothèques, gérer versions et autorisations, publier des pages d’information | SharePoint |
| Organisateurs de réunions et de webinaires | Paramétrer une réunion, faire participer le public, animer des salles pour petits groupes, enregistrer, organiser un webinaire | Animer des réunions et webinaires avec Microsoft Teams |
| Équipes qui mènent enquêtes et plans d’actions | Recueillir des avis, répartir le travail, suivre l’avancement et ses propres tâches | Forms, Planner et To Do |
| Salariés débordés par leur messagerie | Traiter les e-mails par plages, protéger du temps dans l’agenda, centraliser ses tâches | S’organiser avec Outlook et Microsoft 365 |
| Titulaires d’une licence Copilot | Utiliser l’assistant d’IA dans Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams, puis vérifier ses réponses | Microsoft 365 Copilot |
Deux distinctions évitent les erreurs de choix. La formation Outlook apprend les fonctions de la messagerie (règles, recherche, calendriers partagés, délégation), alors que « S’organiser avec Outlook et Microsoft 365 » apprend une méthode de travail. De même, la formation Microsoft Teams porte sur l’usage courant d’une équipe, tandis que SharePoint s’adresse aux personnes qui organisent les espaces documentaires et non à tous les utilisateurs. Pour la méthode d’animation elle-même, indépendante de l’outil, la formation Animer une réunion efficace complète le volet Teams.
Dans quel ordre former les équipes ?
Suivez l’ordre des usages : les gestes communs d’abord, les rôles particuliers ensuite, l’assistant d’IA en dernier.
- Les fondamentaux pour tous, au moment de l’activation des comptes : stockage, partage, coédition, sécurité du compte.
- Microsoft Teams par équipe, en travaillant sur l’organisation réelle des canaux et les règles d’usage de l’équipe.
- SharePoint pour les référents et les propriétaires de sites, avant que les bibliothèques ne se remplissent sans plan de classement.
- Les formations de rôle : Teams pour les managers, animation de réunions et de webinaires, Outlook, Forms, Planner et To Do, organisation de la messagerie.
- Copilot pour les titulaires d’une licence, une fois les droits de partage revus : un document partagé trop largement devient accessible à l’assistant de chaque personne qui peut l’ouvrir.
Cet ordre s’adapte : une équipe déjà à l’aise avec Teams peut passer directement aux formations de rôle, et une entreprise qui migre depuis un serveur de fichiers a intérêt à former ses référents SharePoint dès le début du projet. Pour organiser le déploiement lui-même (règles communes, référents, formats courts, suivi de l’adoption), consultez notre guide Comment former ses salariés aux outils collaboratifs ?
Licences et paramètres : que vérifier avant de choisir ?
Vérifiez les licences et les paramètres de l’entreprise avant de fixer le contenu d’une formation : plusieurs fonctions dépendent de l’abonnement souscrit et des choix de l’administrateur, et une démonstration impossible à reproduire sur son poste a peu d’utilité pour le participant.
| Sujet | Ce qui peut varier | À vérifier avec |
|---|---|---|
| Copilot | Selon la documentation de Microsoft, qui renomme progressivement Microsoft 365 Copilot en « Microsoft Copilot », la licence Copilot s’ajoute en module complémentaire à un abonnement compatible, sauf dans les offres qui l’incluent, comme Microsoft 365 E7 ; une conversation d’IA fondée sur des résultats web, Copilot Chat, est incluse dans les abonnements Microsoft 365 éligibles, tandis que les réponses qui s’appuient automatiquement sur les contenus de l’entreprise (messages, fichiers, réunions) demandent la licence | Service informatique ou revendeur |
| Réunions et événements Teams | Les administrateurs décident qui peut créer des réunions et des événements ; certaines fonctionnalités avancées relèvent de la licence complémentaire Teams Premium, dont une partie est incluse dans Teams Entreprise depuis le 1er avril 2026 | Administrateur Teams |
| Enregistrement des réunions | L’enregistrement suppose une licence compatible et son activation par l’administrateur ; les participants en sont avertis automatiquement au démarrage | Administrateur Teams, référent protection des données |
| Partage de fichiers | Types de liens autorisés, partage avec des personnes extérieures, expiration des liens | Administrateur SharePoint et OneDrive |
| Forms, Planner et To Do | Accès aux applications et aux fonctions avancées de Planner selon l’abonnement et les choix de déploiement | Service informatique |
Formulaires, enregistrements et fichiers partagés contiennent souvent des données personnelles : chaque formation doit rappeler les règles internes sur ce qui peut être collecté, enregistré et partagé, et avec qui. Pour comparer Copilot à d’autres assistants d’IA, consultez notre comparatif ChatGPT, Claude, Gemini ou Copilot.
Comment adapter la formation à l’environnement de l’entreprise ?
Formez les salariés dans leur propre environnement, avec les paramètres réels de l’entreprise : les manipulations et les règles apprises s’appliquent alors directement. Avant la session, prévoyez avec le service informatique :
- des comptes actifs pour chaque participant, ou des comptes de test lorsque l’usage des comptes réels n’est pas souhaité ;
- une équipe Teams de test pour les exercices collaboratifs ;
- des droits de propriétaire sur un site de test pour la formation SharePoint ;
- la version d’Outlook utilisée (Outlook classique, nouvel Outlook ou Outlook sur le web), dont certaines fonctions diffèrent ;
- les règles internes existantes : charte d’usage, politique de partage externe, règles d’enregistrement des réunions.
Hashtag 3C Formation organise ces formations en intra-entreprise, dans vos locaux ou à distance, à partir de vos licences et de vos paramètres.
Sources et textes de référence
- Stockage de fichiers dans Microsoft TeamsMicrosoft Support
- L’intégration Teams et le groupe SharePointMicrosoft Learn
- Vue d’ensemble des réunions et des événements dans Microsoft TeamsMicrosoft Learn
- Démarrer, arrêter et rechercher des enregistrements de réunion dans Microsoft TeamsMicrosoft Support
- Comparaison des fonctionnalités et des capacités des réunions et des événementsMicrosoft Learn
- Options de licence pour Microsoft CopilotMicrosoft Learn
- Qu’est-ce que Microsoft Copilot ?Microsoft Learn
- Données, confidentialité et sécurité pour Microsoft CopilotMicrosoft Learn
- Gérer les paramètres de partage pour SharePoint et OneDrive dans Microsoft 365Microsoft Learn
- Désactiver ou activer Microsoft FormsMicrosoft Learn
- Planificateur Microsoft pour les administrateursMicrosoft Learn
- Attribuer des licences Microsoft To DoMicrosoft Support
- Comparaison des fonctionnalités entre le nouvel Outlook et Outlook classiqueMicrosoft Support
Sources consultées le 12 octobre 2026. Notre ligne éditoriale