Forms, Planner et To Do : collecter, planifier et suivre le travail
Concevoir une enquête ou un quiz dans Forms, transformer les réponses en plan d’actions partagé dans Planner, puis suivre ses propres tâches dans To Do sans perdre le fil entre les trois.
Cette formation s’adresse aux salariés, managers, assistants et chefs de projet qui travaillent dans Microsoft 365 et doivent recueillir des informations auprès de collègues ou de clients, organiser un plan d’actions ou suivre des tâches partagées. Prérequis : utiliser couramment Outlook et Teams et savoir ouvrir un classeur Excel ; disposer d’un compte Microsoft 365 donnant accès à Forms, Planner et To Do, selon la version et les licences de l’entreprise.
Combien de temps dure-t-elle ?
La formation « Forms, Planner et To Do : collecter, planifier et suivre le travail » dure 1 jour (7 heures). Cette durée est indicative : elle est ajustée selon les objectifs et le niveau des participants.
Peut-elle se dérouler dans nos locaux ?
Oui. La formation peut être organisée dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble.
Est-elle disponible à distance ?
Oui. Elle peut être suivie en classe virtuelle avec un formateur.
Peut-elle être adaptée à notre secteur ?
Oui. Le programme, les exemples et les exercices sont ajustés à votre secteur d’activité, à vos outils et au niveau des participants lors de l’analyse du besoin.
Peut-elle être financée par un OPCO ?
Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables, sans garantie. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande. Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).
Pourquoi suivre cette formation ?
La formation « Forms, Planner et To Do » s’adresse aux équipes qui travaillent sous Microsoft 365 mais gèrent encore leurs enquêtes internes, leurs plans d’actions et leurs relances avec des fichiers joints aux e-mails et des conversations dispersées. Elle enchaîne trois applications sur un même projet : Forms pour recueillir des réponses, Planner, nommé Planificateur dans certaines interfaces en français, pour répartir et suivre le travail de l’équipe, et To Do pour la liste de tâches de chacun. La méthode de traitement des e-mails et de planification de l’agenda relève de la formation « S’organiser avec Outlook et Microsoft 365 : e-mails, agenda, tâches », le stockage et le partage de fichiers de « Microsoft 365 : les fondamentaux, OneDrive et partage de fichiers », et l’organisation des canaux dans lesquels s’affichent les plans de « Microsoft Teams : communiquer et collaborer en équipe ».
Les situations auxquelles elle répond
Une enquête de satisfaction interne circule en document Word joint à un e-mail, et les réponses sont ressaisies à la main dans un tableau
Les actions décidées lors d’un séminaire restent dans un compte rendu que personne ne relit, sans responsable ni échéance
Les points d’avancement d’un projet se font uniquement en réunion, faute d’un tableau où chacun voit qui fait quoi et pour quand
Les inscriptions à la journée d’accueil des nouveaux arrivants arrivent par e-mail et sont recopiées une à une dans une liste
Un questionnaire présenté comme anonyme enregistre en réalité le nom de chaque répondant de l’entreprise
Ce que l’entreprise en retire
Les réponses à une enquête arrivent directement dans Forms, résumées en graphiques et exportables vers Excel sans ressaisie
Chaque action décidée devient une tâche Planner avec un responsable, une échéance et un état d’avancement visible par l’équipe
Les tâches affectées dans Planner apparaissent dans To Do, à côté des tâches personnelles de la personne concernée
Les paramètres de chaque formulaire correspondent à ce qui est annoncé aux répondants sur l’anonymat et l’usage des réponses
Objectifs pédagogiques et compétences visées
Les objectifs décrivent les compétences que le participant pourra mettre en œuvre ; leur atteinte est vérifiée selon les modalités d’évaluation indiquées plus bas. À l’issue de la formation, le participant sera capable de :
Concevoir dans Forms un formulaire ou un quiz noté, avec sections et questions conditionnelles
Paramétrer la diffusion d’un formulaire, puis analyser et exporter les réponses vers Excel
Organiser un plan Planner en compartiments, tâches affectées, échéances, étiquettes et listes de contrôle
Piloter l’avancement d’un plan avec ses différentes vues, dans Planner ou depuis un canal Teams
Regrouper dans To Do ses tâches personnelles, ses e-mails marqués d’un indicateur et les tâches Planner qui lui sont affectées
Déterminer quel outil retenir selon le besoin : collecte, travail d’équipe, liste personnelle ou suivi structuré
Programme détaillé
Programme indicatif : les modules sont sélectionnés, approfondis ou complétés selon le niveau des participants et vos objectifs.
01Choisir l’outil adapté au besoin
Forms pour recueillir, Planner pour répartir le travail d’une équipe, To Do pour sa liste personnelle
Situations où une liste SharePoint, un classeur Excel partagé ou une publication Teams conviennent mieux
Applications et fonctions accessibles selon la version et les licences de l’entreprise, dont les plans premium de Planner
02Concevoir un formulaire ou un quiz dans Forms
Formulaire d’enquête ou questionnaire noté : points, bonnes réponses et commentaires de correction
Types de questions : choix, texte, date, évaluation, classement, échelle de Likert, Net Promoter Score
Sections et logique de branchement pour n’afficher une question qu’aux personnes concernées
Aperçu sur ordinateur et sur mobile, thème et message de fin
Partager la conception avec un collègue, ou déplacer le formulaire vers un groupe pour que l’équipe en reste propriétaire
03Diffuser le formulaire et exploiter les réponses
Réponses ouvertes à toute personne disposant du lien, si l’administrateur l’autorise, ou réservées aux membres de l’organisation
Enregistrement du nom, une réponse par personne, dates d’ouverture et de clôture
Anonymat annoncé et anonymat réel : petits effectifs, champs de texte libre, questions qui permettent de reconnaître une personne
Données personnelles : informer les répondants, ne demander que le nécessaire, supprimer les réponses devenues inutiles
Diffusion par lien, code QR ou e-mail, lecture de la synthèse graphique et export vers Excel
04Organiser et suivre un plan dans Planner
Plan d’équipe rattaché à un groupe Microsoft 365 ou à une équipe Teams, et plan personnel sans groupe selon la version de Planner utilisée
Compartiments par étape ou par thème, tâches, affectations, dates de début et d’échéance, priorité
Étiquettes, liste de contrôle, pièces jointes et commentaires dans une tâche
Vues Tableau, Grille, Planification et Graphiques, selon la version et les licences de l’entreprise : regrouper, filtrer et repérer les retards
Onglet Planner dans un canal Teams et réglage des notifications d’affectation
Membres et invités d’un plan : ce que chacun voit, et informations à ne jamais inscrire dans une tâche
05Suivre ses propres tâches avec To Do
Listes, étapes, rappels, échéances et tâches périodiques
Sélection quotidienne des tâches à traiter dans « Ma journée »
Tâches Planner affectées et e-mails Outlook marqués d’un indicateur, regroupés dans des listes dédiées selon la version et les licences de l’entreprise
Partager une liste To Do avec un collègue, ou créer la tâche dans Planner lorsqu’elle concerne toute l’équipe
Cette formation s’adresse aux salariés, managers, assistants et chefs de projet qui travaillent dans Microsoft 365 et doivent recueillir des informations auprès de collègues ou de clients, organiser un plan d’actions ou suivre des tâches partagées.
Prérequis
Utiliser couramment Outlook et Teams et savoir ouvrir un classeur Excel ; disposer d’un compte Microsoft 365 donnant accès à Forms, Planner et To Do, selon la version et les licences de l’entreprise
Durée
1 jour (7 heures), durée indicative ajustable.
Modalités pédagogiques
Présentiel : dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble
Distanciel : classe virtuelle en direct avec le formateur
À distance, la formation se déroule en classe virtuelle avec le formateur ; les modalités de suivi de la présence et de la participation sont précisées dans la convocation.
Méthodes pédagogiques
Mini-projet fil rouge en trois temps : chaque sous-groupe conçoit dans Forms une enquête d’une dizaine de questions sur l’accueil des nouveaux arrivants, avec une section conditionnelle, la fait remplir par les autres participants et exporte les réponses vers Excel, puis transforme les trois constats principaux en plan Planner (compartiments, tâches affectées, échéances, étiquettes) suivi depuis un onglet Teams et depuis To Do
Quiz noté conçu par chaque participant sur une procédure interne fictive, avec commentaires de correction, puis passé par un voisin pour contrôler le calcul des points
Revue de confidentialité de trois formulaires d’exemple : comparer l’anonymat annoncé, les paramètres choisis et les questions réellement posées
Moyens pédagogiques et techniques
Un poste par participant, avec un compte Microsoft 365 de l’entreprise ou un compte de test donnant accès à Forms, Planner et To Do selon les licences
Équipe Teams ou groupe Microsoft 365 de test pour héberger les plans communs, préparé avec le service informatique avant la session
Scénario d’enquête et jeux de réponses fictifs, remplaçables par un projet réel de l’équipe ne contenant pas de données sensibles
Salle adaptée au nombre de participants, dans vos locaux ou dans un lieu convenu ensemble
Classe virtuelle avec partage d’écran ; connexion internet, micro et caméra pour chaque participant
Support de formation remis aux participants
Modalités d’évaluation
Positionnement des participants avant la formation (questionnaire ou échange)
Contrôle du mini-projet avec une grille : structure du formulaire, paramètres de diffusion, organisation du plan, cohérence des affectations et des échéances
Quiz final passé dans Forms : outil à retenir pour huit situations de travail et paramétrage de confidentialité d’une enquête à justifier
Questionnaire de satisfaction en fin de formation
Nature de la reconnaissance
Attestation de fin de formation remise à chaque participant.
Cette formation ne délivre ni diplôme, ni titre, ni certification professionnelle enregistrée au RNCP ou au répertoire spécifique.
Intervenants
La formation est animée par le formateur retenu pour l’action, qui peut être un intervenant indépendant ou un organisme partenaire, sélectionné pour son expertise du sujet, son expérience professionnelle et ses compétences pédagogiques. Hashtag 3C Formation reste votre interlocuteur tout au long de la prestation.
Modalités d’accès
Vous nous transmettez votre demande : formulaire de devis, téléphone ou e-mail.
Nous analysons le besoin avec vous et identifions le niveau des participants.
Nous vous adressons une proposition : programme adapté, modalités et devis.
Après votre accord, les documents contractuels sont établis, puis les participants reçoivent leur convocation.
L’inscription peut être à l’initiative de l’employeur, ou du salarié avec l’accord de son employeur.
Délais d’accès
Les délais d’organisation varient selon la formation, le format, les disponibilités du formateur et les éventuelles démarches de financement. Contactez-nous pour connaître le délai applicable à votre projet.
Si vous sollicitez une prise en charge, la demande est en général à déposer auprès de l’OPCO avant le début de la formation : ce délai est à prévoir dans le calendrier.
Accessibilité et handicap
Les personnes en situation de handicap peuvent nous signaler leurs besoins avant la formation, ou à tout moment, afin d’étudier ensemble les adaptations possibles : rythme, supports, aides techniques ou humaines, accessibilité du lieu. Si une adaptation n’est pas réalisable, nous vous orientons vers une structure adaptée.
Droit de rétractation (formation financée à titre individuel)
Lorsqu’une personne finance elle-même sa formation, à titre individuel, elle dispose d’un délai de rétractation de dix jours à compter de la signature du contrat de formation (article L6353-5 du Code du travail) ; aucune somme ne peut être exigée avant l’expiration de ce délai (article L6353-6). Ce délai ne concerne pas les formations commandées par une entreprise pour ses salariés.
Tarif, financement et adaptation
Tarif sur devis selon la durée, le nombre de participants, le format et les modalités d’intervention.
Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande de financement. La prise en charge n’est jamais garantie : elle dépend des critères en vigueur au moment de la demande. Le guide du financement OPCO
Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).
Les contenus peuvent être adaptés selon le niveau des participants, leurs fonctions, votre secteur d’activité, vos objectifs, les outils utilisés et les situations professionnelles rencontrées.
Quelle différence avec la formation « S’organiser avec Outlook et Microsoft 365 » ?
Cette formation porte sur trois applications et leur enchaînement : recueillir des informations avec Forms, répartir le travail d’une équipe dans Planner et suivre ses tâches dans To Do. La formation « S’organiser avec Outlook et Microsoft 365 » part de la messagerie et de l’agenda pour construire une méthode d’organisation personnelle, dans laquelle To Do et Planner sont présentés sans être approfondis. La première outille le suivi d’un projet d’équipe, la seconde aide chacun à traiter ses e-mails et à planifier sa semaine.
Les réponses à un formulaire Forms sont-elles anonymes ?
Elles le sont uniquement si le paramétrage et les questions le permettent. Un formulaire réservé aux membres de l’organisation peut enregistrer le nom de chaque répondant, et une question sur le service ou l’ancienneté suffit parfois à reconnaître une personne dans une petite équipe. La formation apprend à mettre en cohérence le paramétrage, les questions posées et le message d’information adressé aux répondants.
Faut-il une licence particulière pour utiliser Planner ?
Les plans de base de Planner font partie de nombreux abonnements Microsoft 365 destinés aux entreprises, tandis que les plans premium, avec chronologie et dépendances entre tâches, demandent une licence complémentaire. Les applications activées pour les participants sont vérifiées avec l’entreprise avant la session, et les exercices s’appuient sur les plans de base.
Comprendre le rôle de chaque application de Microsoft 365, enregistrer et synchroniser ses fichiers dans OneDrive, partager un lien plutôt qu’une pièce jointe et coéditer sans créer de doublons.
Reprendre la main sur une messagerie saturée : méthode de traitement des e-mails, plages protégées dans l’agenda, tâches centralisées dans To Do et Planner, routine hebdomadaire durable.
Organiser un espace Teams lisible : équipes et canaux adaptés à l’activité, publications et mentions, réunions préparées et suivies, fichiers coédités et règles d’usage partagées.
Poser le cadre Teams de son équipe : canaux et règles d’usage, tâches suivies dans Planner, accès aux fichiers contrôlés, rituels réguliers et accueil des nouveaux arrivants.
Régler, animer et exploiter des réunions Teams à enjeux : options et rôles, présentation partagée, sondages, salles pour petits groupes, enregistrement encadré, webinaires et salles hybrides.
Organiser un site SharePoint d’équipe qui reste lisible : bibliothèques classées par métadonnées, affichages filtrés, versions, listes de suivi, pages d’information et droits d’accès maîtrisés.
1 jour
Présentiel · Distanciel
Prêt à organiser cette formation ?
Expliquez-nous votre besoin. Nous vous proposons une solution adaptée et étudions avec vous les possibilités de financement.
