Animer des réunions et webinaires avec Microsoft Teams
Régler, animer et exploiter des réunions Teams à enjeux : options et rôles, présentation partagée, sondages, salles pour petits groupes, enregistrement encadré, webinaires et salles hybrides.
Cette formation s’adresse aux managers, formateurs internes, chargés de communication, assistants et chefs de projet qui organisent dans Teams des réunions nombreuses ou ouvertes à l’extérieur, des sessions de formation ou des webinaires. Prérequis : utiliser Teams chaque semaine : planifier et rejoindre une réunion, activer micro et caméra, partager son écran ; disposer d’un compte Microsoft 365 autorisé à planifier des réunions.
Combien de temps dure-t-elle ?
La formation « Animer des réunions et webinaires avec Microsoft Teams » dure 1 jour (7 heures). Cette durée est indicative : elle est ajustée selon les objectifs et le niveau des participants.
Peut-elle se dérouler dans nos locaux ?
Oui. La formation peut être organisée dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble.
Est-elle disponible à distance ?
Oui. Elle peut être suivie en classe virtuelle avec un formateur.
Peut-elle être adaptée à notre secteur ?
Oui. Le programme, les exemples et les exercices sont ajustés à votre secteur d’activité, à vos outils et au niveau des participants lors de l’analyse du besoin.
Peut-elle être financée par un OPCO ?
Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables, sans garantie. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande. Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).
Pourquoi suivre cette formation ?
La formation « Animer des réunions et webinaires avec Microsoft Teams » s’adresse à la personne qui organise une réunion de service élargie, une réunion avec des clients ou des partenaires, une formation interne ou un webinaire. Elle traite ce que l’organisateur règle avant, pendant et après la séance : options et salle d’attente, rôles, présentation PowerPoint partagée, interactions, salles pour petits groupes, enregistrement et transcription dans le respect de la protection des données personnelles, formats de webinaire, équipement d’une salle hybride et suivi. L’usage quotidien de Teams relève de « Microsoft Teams : communiquer et collaborer en équipe », la méthode d’animation (ordre du jour, participation, décisions) de la formation « Animer une réunion efficace », et les résumés produits par un assistant d’IA de la formation « Microsoft 365 Copilot ».
Les situations auxquelles elle répond
Une réunion d’information de toute l’entreprise est perturbée par des participants qui ouvrent leur micro ou partagent leur écran sans y être invités
Une formation interne en ligne prévoit des travaux en sous-groupes que personne ne sait organiser dans Teams
L’enregistrement d’une réunion avec un client est lancé sans que les participants externes en aient été informés
Un webinaire destiné à des prospects doit recueillir des inscriptions et fournir ensuite la liste des présents
Dans une salle de réunion, trois ordinateurs connectés avec le son actif provoquent un écho pour les personnes à distance
Ce que l’entreprise en retire
Options de réunion, salle d’attente et rôles sont réglés avant l’arrivée du premier participant
Sondages, questions écrites et salles pour petits groupes sont préparés à l’avance et lancés sans interrompre la séance
Chaque enregistrement est annoncé aux participants, rangé au bon endroit et partagé avec les seules personnes concernées
En réunion hybride, un seul équipement audio reste actif dans la salle et les personnes connectées entendent sans écho
Objectifs pédagogiques et compétences visées
Les objectifs décrivent les compétences que le participant pourra mettre en œuvre ; leur atteinte est vérifiée selon les modalités d’évaluation indiquées plus bas. À l’issue de la formation, le participant sera capable de :
Paramétrer les options d’une réunion : salle d’attente, présentateurs, micros, caméras et conversation
Répartir les rôles d’organisateur, de coorganisateur et de présentateur, et rétablir une séance perturbée
Présenter un PowerPoint dans Teams et faire intervenir le public : réactions, mains levées, sondages, questions, tableau blanc
Conduire des travaux en salles pour petits groupes : répartition, minuteur, annonces et retour en séance plénière
Enregistrer et transcrire une réunion en informant les participants et en maîtrisant l’accès et la conservation
Choisir entre réunion, webinaire et assemblée publique, puis préparer l’inscription, selon la version et les licences de l’entreprise
Équiper une réunion hybride et exploiter après la séance notes, tâches, rapport de présence et récapitulatif
Programme détaillé
Programme indicatif : les modules sont sélectionnés, approfondis ou complétés selon le niveau des participants et vos objectifs.
01Préparer et sécuriser la réunion
Options de réunion : contournement de la salle d’attente, personnes autorisées à présenter, micros et caméras des participants, conversation
Organisateur, coorganisateur, présentateur, participant : ce que chaque rôle permet
Invités externes et participants par téléphone, selon la version et les licences de l’entreprise
Rétablir une séance perturbée : couper les micros, verrouiller la réunion, retirer un participant
02Présenter et faire participer
Présentation PowerPoint partagée dans Teams : notes visibles du seul présentateur, navigation libre des participants autorisée ou non
Partager une fenêtre ou une vidéo avec le son de l’ordinateur
Conversation, réactions et mains levées : donner la parole dans l’ordre des demandes
Sondages préparés avant la séance, questions et réponses modérées, tableau blanc collaboratif
Sous-titres en direct pour l’accessibilité, et traduction selon la version et les licences de l’entreprise
03Animer des salles pour petits groupes
Créer les salles avant ou pendant la réunion, avec une répartition automatique ou manuelle
Minuteur, annonce envoyée à toutes les salles, passage de l’organisateur dans une salle
Coorganisateurs chargés de gérer les salles, retour de tous les participants en séance plénière
04Enregistrer, transcrire et suivre
Informer les participants avant l’enregistrement ou la transcription : objet, personnes qui y auront accès, durée de conservation
Emplacement de l’enregistrement et de la transcription, droits de consultation et expiration selon les paramètres de l’entreprise
Récapitulatifs et résumés générés automatiquement, à relire avant diffusion, selon la version et les licences de l’entreprise
Notes de réunion partagées, décisions et tâches affectées depuis la réunion
Rapport de présence : contenu, personnes autorisées à le télécharger, usage limité à son objet
05Webinaires, grandes audiences et salles hybrides
Réunion, webinaire ou assemblée publique : choisir selon l’audience et l’interaction attendue, selon la version et les licences de l’entreprise
Page d’inscription : questions limitées au nécessaire, information sur l’usage des données, liste des inscrits à accès restreint
Répétition technique avec les présentateurs avant l’ouverture au public
Salle hybride : un seul équipement audio actif, participants présents connectés micro et haut-parleur coupés, caméra qui cadre la table
Cette formation s’adresse aux managers, formateurs internes, chargés de communication, assistants et chefs de projet qui organisent dans Teams des réunions nombreuses ou ouvertes à l’extérieur, des sessions de formation ou des webinaires.
Prérequis
Utiliser Teams chaque semaine : planifier et rejoindre une réunion, activer micro et caméra, partager son écran ; disposer d’un compte Microsoft 365 autorisé à planifier des réunions
Durée
1 jour (7 heures), durée indicative ajustable.
Modalités pédagogiques
Présentiel : dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble
Distanciel : classe virtuelle en direct avec le formateur
À distance, la formation se déroule en classe virtuelle avec le formateur ; les modalités de suivi de la présence et de la participation sont précisées dans la convocation.
Méthodes pédagogiques
Mise en situation fil rouge sur le scénario d’une réunion d’information ouverte à des invités externes : paramétrer options et rôles, animer vingt minutes avec présentation PowerPoint partagée, sondage et deux salles pour petits groupes minutées, puis exploiter notes, rapport de présence et enregistrement ; les participants tiennent tour à tour les rôles d’organisateur, de coorganisateur, de présentateur et d’invité connecté depuis un navigateur
Exercice d’incident : un participant perturbe la séance (micro ouvert, partage d’écran non prévu) et l’organisateur rétablit la réunion en moins de deux minutes
Séquence hybride dans une salle de l’entreprise, lors d’une session sur site : une partie du groupe en salle, l’autre connectée depuis un autre bureau, puis relevé des problèmes de son, d’image et de lecture de la conversation
Conception d’un webinaire pour un cas réel du participant : format retenu, page d’inscription, rôles, message d’information sur l’enregistrement et suivi prévu
Moyens pédagogiques et techniques
Teams en application de bureau sur chaque poste, avec micro, caméra et casque ; un poste par participant, et un téléphone ou un navigateur pour observer la réunion du côté du public
Salle adaptée au nombre de participants, dans vos locaux ou dans un lieu convenu ensemble
Classe virtuelle avec partage d’écran ; connexion internet, micro et caméra pour chaque participant
Support de formation remis aux participants
Modalités d’évaluation
Positionnement des participants avant la formation (questionnaire ou échange)
Réunion animée et observée sur une grille : options réglées, rôles attribués, présentation partagée, sondage, salles pour petits groupes, clôture et suivi
Plan de réunion ou de webinaire rédigé pour un cas réel, avec le message d’information des participants sur l’enregistrement, commenté par le formateur
Questionnaire de satisfaction en fin de formation
Nature de la reconnaissance
Attestation de fin de formation remise à chaque participant.
Cette formation ne délivre ni diplôme, ni titre, ni certification professionnelle enregistrée au RNCP ou au répertoire spécifique.
Intervenants
La formation est animée par le formateur retenu pour l’action, qui peut être un intervenant indépendant ou un organisme partenaire, sélectionné pour son expertise du sujet, son expérience professionnelle et ses compétences pédagogiques. Hashtag 3C Formation reste votre interlocuteur tout au long de la prestation.
Modalités d’accès
Vous nous transmettez votre demande : formulaire de devis, téléphone ou e-mail.
Nous analysons le besoin avec vous et identifions le niveau des participants.
Nous vous adressons une proposition : programme adapté, modalités et devis.
Après votre accord, les documents contractuels sont établis, puis les participants reçoivent leur convocation.
L’inscription peut être à l’initiative de l’employeur, ou du salarié avec l’accord de son employeur.
Délais d’accès
Les délais d’organisation varient selon la formation, le format, les disponibilités du formateur et les éventuelles démarches de financement. Contactez-nous pour connaître le délai applicable à votre projet.
Si vous sollicitez une prise en charge, la demande est en général à déposer auprès de l’OPCO avant le début de la formation : ce délai est à prévoir dans le calendrier.
Accessibilité et handicap
Les personnes en situation de handicap peuvent nous signaler leurs besoins avant la formation, ou à tout moment, afin d’étudier ensemble les adaptations possibles : rythme, supports, aides techniques ou humaines, accessibilité du lieu. Si une adaptation n’est pas réalisable, nous vous orientons vers une structure adaptée.
Droit de rétractation (formation financée à titre individuel)
Lorsqu’une personne finance elle-même sa formation, à titre individuel, elle dispose d’un délai de rétractation de dix jours à compter de la signature du contrat de formation (article L6353-5 du Code du travail) ; aucune somme ne peut être exigée avant l’expiration de ce délai (article L6353-6). Ce délai ne concerne pas les formations commandées par une entreprise pour ses salariés.
Tarif, financement et adaptation
Tarif sur devis selon la durée, le nombre de participants, le format et les modalités d’intervention.
Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande de financement. La prise en charge n’est jamais garantie : elle dépend des critères en vigueur au moment de la demande. Le guide du financement OPCO
Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).
Les contenus peuvent être adaptés selon le niveau des participants, leurs fonctions, votre secteur d’activité, vos objectifs, les outils utilisés et les situations professionnelles rencontrées.
Quelle différence avec la formation « Microsoft Teams : communiquer et collaborer en équipe » ?
La formation Microsoft Teams couvre l’usage quotidien : canaux, conversations, fichiers et participation à une réunion simple. Cette journée se place du côté de l’organisateur : options et rôles, sécurité de la séance, salles pour petits groupes, enregistrement encadré, webinaires, salles hybrides et suivi. Un salarié qui hésite encore à planifier une réunion ou à partager son écran commencera par la formation Microsoft Teams.
Faut-il une licence particulière pour organiser un webinaire dans Teams ?
Cela dépend des fonctions attendues. Selon l’abonnement Microsoft 365 de l’entreprise, des webinaires avec inscription peuvent être disponibles, tandis que d’autres options, comme la gestion avancée des inscriptions, certaines protections ou les récapitulatifs générés automatiquement, demandent une licence complémentaire. Les licences et les paramètres de l’entreprise sont vérifiés avec le service informatique avant la formation, et les exercices s’y adaptent.
Peut-on enregistrer une réunion Teams sans prévenir les participants ?
Non : l’enregistrement et la transcription recueillent l’image, la voix et les propos des participants, qui doivent en être informés au préalable, conformément au RGPD et aux règles de l’entreprise. Le bandeau affiché par Teams au lancement ne remplace pas l’annonce faite dans l’invitation ou en ouverture de séance : objet, personnes ayant accès, durée de conservation. La formation montre aussi comment restreindre l’accès aux fichiers produits.
Comment éviter l’écho dans une réunion hybride ?
L’écho vient le plus souvent de plusieurs appareils connectés avec le son actif dans la même salle. Un seul équipement audio doit rester actif ; les personnes présentes qui rejoignent aussi la réunion depuis leur ordinateur, pour suivre la conversation ou partager un document, coupent micro et haut-parleur. La formation fait tester cette configuration dans une salle de l’entreprise lorsque la session a lieu sur site.
Organiser un espace Teams lisible : équipes et canaux adaptés à l’activité, publications et mentions, réunions préparées et suivies, fichiers coédités et règles d’usage partagées.
Préparer, animer et conclure des réunions qui aboutissent : objectif et ordre du jour, techniques de participation, tenue du temps, participants difficiles et relevé de décisions.
Utiliser Microsoft 365 Copilot dans Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams sur des documents de travail, en contrôlant les réponses et les droits d’accès aux fichiers.
Comprendre le rôle de chaque application de Microsoft 365, enregistrer et synchroniser ses fichiers dans OneDrive, partager un lien plutôt qu’une pièce jointe et coéditer sans créer de doublons.
Poser le cadre Teams de son équipe : canaux et règles d’usage, tâches suivies dans Planner, accès aux fichiers contrôlés, rituels réguliers et accueil des nouveaux arrivants.
Organiser un site SharePoint d’équipe qui reste lisible : bibliothèques classées par métadonnées, affichages filtrés, versions, listes de suivi, pages d’information et droits d’accès maîtrisés.
1 jour
Présentiel · Distanciel
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Expliquez-nous votre besoin. Nous vous proposons une solution adaptée et étudions avec vous les possibilités de financement.
