Excel pour les assistants : listes, plannings et suivis d’activité
Tenir sur Excel les fichiers d’un poste d’assistant : contacts sans doublons, plannings de congés et de rendez-vous, suivis de dossiers avec alertes, impressions lisibles et partage maîtrisé.
Cette formation s’adresse aux assistants, secrétaires, assistants administratifs, commerciaux ou de direction, et à toute personne chargée de tenir listes, plannings et suivis pour une équipe. Prérequis : savoir saisir des données dans un classeur et poser une somme simple ; aucune pratique des fonctions, des listes déroulantes ni de la mise en forme conditionnelle n’est demandée.
Combien de temps dure-t-elle ?
La formation « Excel pour les assistants : listes, plannings et suivis d’activité » dure 2 jours (14 heures). Cette durée est indicative : elle est ajustée selon les objectifs et le niveau des participants.
Peut-elle se dérouler dans nos locaux ?
Oui. La formation peut être organisée dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble.
Est-elle disponible à distance ?
Oui. Elle peut être suivie en classe virtuelle avec un formateur.
Peut-elle être adaptée à notre secteur ?
Oui. Le programme, les exemples et les exercices sont ajustés à votre secteur d’activité, à vos outils et au niveau des participants lors de l’analyse du besoin.
Peut-elle être financée par un OPCO ?
Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables, sans garantie. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande. Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).
Pourquoi suivre cette formation ?
La formation Excel pour les assistants part des fichiers que tiennent au quotidien les assistants et les secrétaires : listes de contacts et de fournisseurs, plannings de congés et de rendez-vous, suivis de dossiers, de courriers ou de commandes. Il suffit de savoir saisir des données et poser une somme, car chaque manipulation est apprise directement sur ces fichiers, alors qu’« Excel débutant : créer ses premiers tableaux et calculs » enseigne les bases de manière générale, graphiques compris. Les fonctions SI et RECHERCHEX et les tableaux croisés dynamiques ne sont pas abordés : ils relèvent d’« Excel intermédiaire : fonctions, listes de données et synthèses ». La fusion des données avec des courriers est traitée dans la formation Word consacrée au publipostage, cette formation se limitant à préparer une liste source exploitable.
Les situations auxquelles elle répond
La liste des fournisseurs contient plusieurs fois la même société, écrite différemment selon la personne qui l’a saisie
Le planning des congés est un tableau coloré à la main, où les absences simultanées passent inaperçues
Un courrier ou une commande reste sans suite parce que la date de relance n’apparaît nulle part
Le planning imprimé pour l’affichage sort sur trois pages, et les noms des salariés disparaissent dès la deuxième
Le fichier des contacts circule en pièce jointe, et chacun travaille sur sa propre copie
Ce que l’entreprise en retire
Les listes de contacts et de fournisseurs sont triées, filtrées et débarrassées de leurs doublons en quelques manipulations
Les échéances dépassées ou proches ressortent en couleur dès l’ouverture du fichier de suivi
Le planning des congés grise week-ends et jours fériés, et compte les jours d’absence de chaque personne
Un fichier partagé est modifié à plusieurs dans un exemplaire unique, avec des droits choisis
Objectifs pédagogiques et compétences visées
Les objectifs décrivent les compétences que le participant pourra mettre en œuvre ; leur atteinte est vérifiée selon les modalités d’évaluation indiquées plus bas. À l’issue de la formation, le participant sera capable de :
Organiser une liste de contacts ou de fournisseurs en tableau triable et filtrable
Repérer et supprimer les doublons, puis harmoniser les saisies
Construire un planning ou un calendrier avec des dates automatiques et des jours non travaillés signalés
Suivre dossiers, courriers ou commandes avec des listes déroulantes, des statuts et des alertes d’échéance
Compter et totaliser avec SOMME, NB.SI et la ligne de total d’un tableau
Imprimer sur une page lisible, exporter en PDF et partager un fichier avec des droits adaptés
Préparer une liste exploitable comme source de publipostage
Programme détaillé
Programme indicatif : les modules sont sélectionnés, approfondis ou complétés selon le niveau des participants et vos objectifs.
01Transformer une liste de contacts en tableau
Une ligne par contact et une information par colonne : civilité, prénom et nom séparés
Mettre sous forme de tableau : style, boutons de filtre et nouvelles lignes intégrées d’office
Codes postaux et numéros de téléphone enregistrés en texte pour conserver le zéro initial
Figer la ligne d’en-têtes et ajuster la largeur des colonnes au contenu
02Trier, filtrer et dédoublonner
Trier par société puis par nom, et filtrer par ville, par catégorie ou par couleur
Mettre en évidence les valeurs en double avant de décider quoi supprimer
Supprimer les doublons sur une ou plusieurs colonnes
Rechercher et remplacer pour harmoniser « Sté », « Ste » et « Société »
SUPPRESPACE pour ôter les espaces en trop après un copier-coller
03Construire plannings et calendriers
Série de dates créée par recopie, limitée aux jours ouvrés ou aux mois entiers
Format de date personnalisé qui affiche le jour de la semaine, par exemple « lun. 06/10 »
Planning des congés : codes d’absence en liste déroulante, week-ends et jours fériés grisés par une règle de mise en forme conditionnelle
NB.SI pour compter les jours posés par personne, NB.JOURS.OUVRES pour la durée d’une période
Planning hebdomadaire des rendez-vous ou des réservations de salles
04Suivre dossiers, courriers et commandes
Colonnes de suivi : date de réception, objet, responsable, statut, date d’échéance
Listes déroulantes pour les statuts et les responsables, afin d’obtenir des saisies homogènes
Date d’échéance obtenue en ajoutant un délai à la date de réception
Alerte d’échéance avec AUJOURDHUI : dépassée en rouge, dans les sept jours en orange
Filtrer les dossiers en cours et compter chaque statut avec NB.SI
05Imprimer et diffuser en PDF
Définir la zone à imprimer et passer le planning en paysage, ajusté à la largeur d’une page
Titres à imprimer : en-têtes de colonnes et noms des salariés répétés sur chaque page
Pied de page avec la date d’édition, pour distinguer deux impressions du même planning
Exporter en PDF la seule plage utile, par exemple la semaine à afficher
06Partager un fichier et préparer un publipostage
Enregistrer le fichier dans OneDrive, SharePoint ou Teams selon l’organisation de l’entreprise, puis le coéditer à plusieurs
Partager en lecture seule ou en modification, avec des personnes précises plutôt qu’avec un lien ouvert à tous
Données personnelles : limiter les colonnes aux informations utiles et ne pas faire apparaître le motif médical d’une absence dans un planning consulté par l’équipe
Masquer une colonne ne la protège pas : ce que voient réellement les destinataires du fichier
Préparer la liste destinée au publipostage : en-têtes courts et uniques, ni ligne de total ni ligne vide
Cette formation s’adresse aux assistants, secrétaires, assistants administratifs, commerciaux ou de direction, et à toute personne chargée de tenir listes, plannings et suivis pour une équipe.
Prérequis
Savoir saisir des données dans un classeur et poser une somme simple ; aucune pratique des fonctions, des listes déroulantes ni de la mise en forme conditionnelle n’est demandée
Durée
2 jours (14 heures), durée indicative ajustable.
Modalités pédagogiques
Présentiel : dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble
Distanciel : classe virtuelle en direct avec le formateur
À distance, la formation se déroule en classe virtuelle avec le formateur ; les modalités de suivi de la présence et de la participation sont précisées dans la convocation.
Méthodes pédagogiques
Fil rouge sur le poste d’assistant d’un service fictif : à partir d’une liste de fournisseurs rassemblée depuis plusieurs e-mails (doublons, « Sté » et « Société » mélangés, codes postaux privés de leur zéro initial), construire le tableau des contacts, le planning des congés du trimestre avec week-ends et jours fériés grisés, puis le suivi des commandes avec statuts en liste déroulante et alertes d’échéance
Atelier d’impression : faire tenir le planning trimestriel sur une page lisible, avec noms et dates répétés, puis l’exporter en PDF pour l’affichage
Mise en situation de partage : coéditer à deux le suivi des commandes, contrôler les droits accordés et retrouver un état antérieur du fichier dans l’historique des versions
Moyens pédagogiques et techniques
Excel pour Microsoft 365 ou version de bureau installée dans l’entreprise, un poste par participant ; la coédition suppose un stockage OneDrive, SharePoint ou Teams, selon la version et les licences de l’entreprise
Fichiers d’exercice fictifs : aucune donnée réelle de contacts ou de salariés n’est manipulée pendant la formation
Salle adaptée au nombre de participants, dans vos locaux ou dans un lieu convenu ensemble
Classe virtuelle avec partage d’écran ; connexion internet, micro et caméra pour chaque participant
Support de formation remis aux participants
Modalités d’évaluation
Positionnement des participants avant la formation (questionnaire ou échange)
Cas pratique final : à partir d’une nouvelle liste brute, produire un suivi de dossiers dédoublonné, avec statuts en liste déroulante, alertes d’échéance, comptage par statut et impression sur une page
Vérification par le formateur des droits de partage appliqués et des colonnes conservées dans le fichier diffusé
Questionnaire de satisfaction en fin de formation
Nature de la reconnaissance
Attestation de fin de formation remise à chaque participant.
Cette formation ne délivre ni diplôme, ni titre, ni certification professionnelle enregistrée au RNCP ou au répertoire spécifique.
Intervenants
La formation est animée par le formateur retenu pour l’action, qui peut être un intervenant indépendant ou un organisme partenaire, sélectionné pour son expertise du sujet, son expérience professionnelle et ses compétences pédagogiques. Hashtag 3C Formation reste votre interlocuteur tout au long de la prestation.
Modalités d’accès
Vous nous transmettez votre demande : formulaire de devis, téléphone ou e-mail.
Nous analysons le besoin avec vous et identifions le niveau des participants.
Nous vous adressons une proposition : programme adapté, modalités et devis.
Après votre accord, les documents contractuels sont établis, puis les participants reçoivent leur convocation.
L’inscription peut être à l’initiative de l’employeur, ou du salarié avec l’accord de son employeur.
Délais d’accès
Les délais d’organisation varient selon la formation, le format, les disponibilités du formateur et les éventuelles démarches de financement. Contactez-nous pour connaître le délai applicable à votre projet.
Si vous sollicitez une prise en charge, la demande est en général à déposer auprès de l’OPCO avant le début de la formation : ce délai est à prévoir dans le calendrier.
Accessibilité et handicap
Les personnes en situation de handicap peuvent nous signaler leurs besoins avant la formation, ou à tout moment, afin d’étudier ensemble les adaptations possibles : rythme, supports, aides techniques ou humaines, accessibilité du lieu. Si une adaptation n’est pas réalisable, nous vous orientons vers une structure adaptée.
Droit de rétractation (formation financée à titre individuel)
Lorsqu’une personne finance elle-même sa formation, à titre individuel, elle dispose d’un délai de rétractation de dix jours à compter de la signature du contrat de formation (article L6353-5 du Code du travail) ; aucune somme ne peut être exigée avant l’expiration de ce délai (article L6353-6). Ce délai ne concerne pas les formations commandées par une entreprise pour ses salariés.
Tarif, financement et adaptation
Tarif sur devis selon la durée, le nombre de participants, le format et les modalités d’intervention.
Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande de financement. La prise en charge n’est jamais garantie : elle dépend des critères en vigueur au moment de la demande. Le guide du financement OPCO
Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).
Les contenus peuvent être adaptés selon le niveau des participants, leurs fonctions, votre secteur d’activité, vos objectifs, les outils utilisés et les situations professionnelles rencontrées.
Faut-il suivre Excel débutant avant la formation Excel pour les assistants ?
Non, savoir saisir des données et poser une somme suffit : les autres manipulations sont apprises sur les fichiers du poste. Excel débutant reste préférable pour une personne qui doit aussi produire des graphiques et des calculs variés. Un assistant qui utilise déjà listes déroulantes et mise en forme conditionnelle tirera davantage profit d’Excel intermédiaire.
Peut-on travailler sur les plannings et les listes réels du service ?
Oui, à condition de les anonymiser avant la session : noms, coordonnées et motifs d’absence sont remplacés par des données fictives. Le formateur adapte alors les exercices à la structure de ces fichiers, et les participants repartent avec des modèles qu’ils peuvent réutiliser.
Comment partager un planning des congés sans exposer d’informations personnelles ?
En limitant le planning aux informations nécessaires à l’organisation du service, par exemple un code « absent » sans motif, et en réservant la modification à la personne qui le tient. Les autres membres de l’équipe reçoivent un accès en lecture seule, et les fichiers détaillés restent dans un espace à accès restreint. Les règles internes et l’avis du référent RGPD ou du DPO de l’entreprise priment sur ces repères.
Passer du tableau de saisie à l’outil de suivi : conditions avec SI, totaux par critère, recherche d’informations avec RECHERCHEX, listes déroulantes et premier tableau croisé dynamique.
Produire en une fusion des courriers, étiquettes, enveloppes ou e-mails personnalisés depuis une liste Excel propre, avec règles conditionnelles, formats justes et envoi testé au préalable.
Appliquer Excel aux données RH : fichier du personnel fiable, ancienneté et échéances, suivi des absences, effectifs et pyramide des âges, en protégeant les données personnelles.
Exploiter ses données de vente dans Excel : chiffre d’affaires par client et par produit, clients en recul, classement ABC, suivi des objectifs et outil de chiffrage des remises et marges.
Structurer un fichier budgétaire en hypothèses, calculs et restitution, y intégrer les réalisés, analyser les écarts, projeter l’atterrissage et mesurer la sensibilité du résultat.
2 jours
Présentiel · Distanciel
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