Excel pour le contrôle de gestion : budget, écarts et prévisions
Structurer un fichier budgétaire en hypothèses, calculs et restitution, y intégrer les réalisés, analyser les écarts, projeter l’atterrissage et mesurer la sensibilité du résultat.
Cette formation s’adresse aux contrôleurs de gestion, analystes budgétaires, responsables administratifs et financiers et assistants de contrôle de gestion qui construisent et suivent budgets et prévisions dans Excel. Prérequis : niveau Excel perfectionnement acquis : SOMME.SI.ENS, RECHERCHEX ou INDEX et EQUIV, tableaux structurés et tableaux croisés dynamiques ; connaître les notions de budget, de charges fixes et variables, de marge et d’écart. Ni les macros ni Power Query ne sont nécessaires.
Combien de temps dure-t-elle ?
La formation « Excel pour le contrôle de gestion : budget, écarts et prévisions » dure 2 jours (14 heures). Cette durée est indicative : elle est ajustée selon les objectifs et le niveau des participants.
Peut-elle se dérouler dans nos locaux ?
Oui. La formation peut être organisée dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble.
Est-elle disponible à distance ?
Oui. Elle peut être suivie en classe virtuelle avec un formateur.
Peut-elle être adaptée à notre secteur ?
Oui. Le programme, les exemples et les exercices sont ajustés à votre secteur d’activité, à vos outils et au niveau des participants lors de l’analyse du besoin.
Peut-elle être financée par un OPCO ?
Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables, sans garantie. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande. Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).
Pourquoi suivre cette formation ?
La formation Excel pour le contrôle de gestion s’adresse aux contrôleurs de gestion et aux responsables financiers qui construisent le budget, suivent les réalisés et produisent les prévisions dans Excel. Elle suppose connues les notions de budget, de charges fixes et variables et d’écart, enseignées dans « Contrôle de gestion : calcul des coûts et tableaux de bord », et porte sur leur mise en œuvre fiable dans un classeur : hypothèses, mensualisation, import des réalisés, écarts, cumuls, atterrissage, prévisions, tables de données et seuil de rentabilité. Elle se distingue d’« Excel pour la gestion : construire des tableaux de bord de pilotage », consacrée au choix des indicateurs et à la page de pilotage, et d’« Excel pour la comptabilité et la finance : rapprocher et analyser », centrée sur les rapprochements et l’analyse des exports comptables.
Les situations auxquelles elle répond
Le fichier budgétaire mélange hypothèses, montants saisis et formules, si bien qu’une hausse de prix se reporte à la main sur une vingtaine d’onglets
Chaque mois, l’extraction du grand livre analytique est ventilée par copier-coller dans le tableau de suivi budgétaire
La direction demande l’atterrissage de fin d’année et reçoit un chiffre sans hypothèses explicites
Un écart positif sur une ligne de charges est présenté comme favorable, faute de convention de signe partagée
Le résultat prévisionnel doit être testé pour plusieurs niveaux de volume et de prix avant le comité budgétaire
Ce que l’entreprise en retire
Une hypothèse modifiée dans l’onglet dédié se répercute sur le budget mensualisé et sur la restitution sans autre intervention
Les réalisés du mois s’intègrent au suivi en quelques manipulations, et un contrôle signale tout compte non affecté
Tous les écarts suivent la même convention de signe et le même seuil de significativité
Une table de données affiche d’un coup d’œil le résultat obtenu pour chaque combinaison de volume et de prix
Objectifs pédagogiques et compétences visées
Les objectifs décrivent les compétences que le participant pourra mettre en œuvre ; leur atteinte est vérifiée selon les modalités d’évaluation indiquées plus bas. À l’issue de la formation, le participant sera capable de :
Organiser un classeur budgétaire en hypothèses, calculs, restitution et contrôles
Mensualiser un budget selon une saisonnalité, puis calculer cumuls et atterrissage
Intégrer des réalisés extraits d’un logiciel au moyen d’une table de correspondance entre comptes et rubriques
Calculer et présenter les écarts en valeur et en pourcentage, avec une convention de signe explicite
Établir une prévision statistique de référence et la confronter aux hypothèses budgétaires
Tester la sensibilité du résultat et du seuil de rentabilité avec des tables de données et des scénarios
Illustrer les écarts par un graphique en cascade et vérifier la cohérence du classeur par des contrôles automatiques
Programme détaillé
Programme indicatif : les modules sont sélectionnés, approfondis ou complétés selon le niveau des participants et vos objectifs.
01Structurer le fichier budgétaire
Onglets distincts pour les hypothèses (volumes, prix, effectifs, calendrier), les calculs, la restitution et les contrôles
Cellules d’hypothèses nommées et repérées par une couleur, sans aucun montant tapé dans les calculs
Mois en colonnes et rubriques en lignes : une structure identique pour le budget, le réalisé et la prévision
Traçabilité des états successifs du budget : initial, révisé, reprévision
02Mensualiser et cumuler
Répartition linéaire, selon une clé de saisonnalité ou sur des mois précis pour les dépenses ponctuelles
Contrôler que la somme des mois retrouve le montant annuel
Cumul à la fin d’un mois choisi dans une liste, avec SOMME.SI.ENS sur les numéros de mois
Atterrissage : réalisé cumulé, complété par le budget ou la prévision des mois restants
03Intégrer les réalisés
Coller l’extraction du mois dans un tableau structuré qui conserve l’historique
Table de correspondance entre comptes comptables ou analytiques et rubriques budgétaires, interrogée par RECHERCHEX
Ventiler les réalisés par rubrique et par mois avec SOMME.SI.ENS
Contrôle d’exhaustivité : total de l’extraction égal au total ventilé, liste des comptes sans rubrique
Power Query en perspective, lorsque plusieurs extractions doivent être assemblées chaque mois
04Analyser et présenter les écarts
Écart en valeur et en pourcentage, et convention de signe pour les charges comme pour les produits
Seuil de significativité combinant un montant et une proportion, signalé par mise en forme conditionnelle
Écart de chiffre d’affaires décomposé en effet volume et effet prix, selon la méthode retenue par l’entreprise
Graphique en cascade du budget au réalisé, selon la version et les licences de l’entreprise
Commentaire d’écart rattaché à sa ligne dans l’onglet de restitution
05Prévoir
Tendance linéaire avec PREVISION.LINEAIRE, et limites d’une extrapolation
Moyenne mobile sur douze mois pour neutraliser la saisonnalité d’une série de ventes
Feuille de prévision et PREVISION.ETS lorsque l’Excel installé les propose : saisonnalité détectée et intervalle de confiance
Confronter la prévision statistique aux hypothèses commerciales avant de retenir un chiffre
06Mesurer la sensibilité et fiabiliser le classeur
Marge sur coûts variables, seuil de rentabilité et point mort exprimé en mois
Tables de données à une et deux variables : résultat selon le volume et le prix moyen
Gestionnaire de scénarios ou sélecteur de scénario dans l’onglet d’hypothèses : bas, central, haut
Onglet de contrôles : équilibres, totaux croisés et alerte générale visible dès l’ouverture
Protéger les calculs et documenter les hypothèses avant de transmettre le fichier
Cette formation s’adresse aux contrôleurs de gestion, analystes budgétaires, responsables administratifs et financiers et assistants de contrôle de gestion qui construisent et suivent budgets et prévisions dans Excel.
Prérequis
Niveau Excel perfectionnement acquis : SOMME.SI.ENS, RECHERCHEX ou INDEX et EQUIV, tableaux structurés et tableaux croisés dynamiques ; connaître les notions de budget, de charges fixes et variables, de marge et d’écart. Ni les macros ni Power Query ne sont nécessaires
Durée
2 jours (14 heures), durée indicative ajustable.
Modalités pédagogiques
Présentiel : dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble
Distanciel : classe virtuelle en direct avec le formateur
À distance, la formation se déroule en classe virtuelle avec le formateur ; les modalités de suivi de la présence et de la participation sont précisées dans la convocation.
Méthodes pédagogiques
Cas fil rouge sur une entreprise de services fictive à trois agences : construire le budget mensualisé du chiffre d’affaires et des charges à partir d’un onglet d’hypothèses, intégrer six mois de réalisés depuis une extraction du grand livre analytique, produire le suivi budget, réalisé et écarts avec l’atterrissage, puis mesurer avec une table de données l’effet du volume et du prix moyen sur le résultat
Atelier de relecture : auditer un fichier budgétaire hérité qui contient des montants tapés dans les formules, un total annuel différent de la somme des mois et des comptes non ventilés, puis lui ajouter un onglet de contrôles
Exercice de restitution : retenir trois écarts significatifs, les illustrer par un graphique en cascade et rédiger un commentaire d’une phrase pour chacun
Moyens pédagogiques et techniques
Excel pour Microsoft 365 ou version de bureau installée dans l’entreprise, un poste par participant ; feuille de prévision, PREVISION.ETS et graphique en cascade dépendent de la version et des licences de l’entreprise
Extraction analytique, plan de comptes et hypothèses budgétaires fictifs, remplaçables par des données anonymisées de l’entreprise
Salle adaptée au nombre de participants, dans vos locaux ou dans un lieu convenu ensemble
Classe virtuelle avec partage d’écran ; connexion internet, micro et caméra pour chaque participant
Support de formation remis aux participants
Modalités d’évaluation
Positionnement des participants avant la formation (questionnaire ou échange)
Cas individuel évalué : intégrer un nouveau mois de réalisés, mettre à jour écarts et atterrissage, puis expliquer l’anomalie signalée par les contrôles
Table de sensibilité à construire et à commenter à partir d’hypothèses de volume et de prix fournies
Questionnaire de satisfaction en fin de formation
Nature de la reconnaissance
Attestation de fin de formation remise à chaque participant.
Cette formation ne délivre ni diplôme, ni titre, ni certification professionnelle enregistrée au RNCP ou au répertoire spécifique.
Intervenants
La formation est animée par le formateur retenu pour l’action, qui peut être un intervenant indépendant ou un organisme partenaire, sélectionné pour son expertise du sujet, son expérience professionnelle et ses compétences pédagogiques. Hashtag 3C Formation reste votre interlocuteur tout au long de la prestation.
Modalités d’accès
Vous nous transmettez votre demande : formulaire de devis, téléphone ou e-mail.
Nous analysons le besoin avec vous et identifions le niveau des participants.
Nous vous adressons une proposition : programme adapté, modalités et devis.
Après votre accord, les documents contractuels sont établis, puis les participants reçoivent leur convocation.
L’inscription peut être à l’initiative de l’employeur, ou du salarié avec l’accord de son employeur.
Délais d’accès
Les délais d’organisation varient selon la formation, le format, les disponibilités du formateur et les éventuelles démarches de financement. Contactez-nous pour connaître le délai applicable à votre projet.
Si vous sollicitez une prise en charge, la demande est en général à déposer auprès de l’OPCO avant le début de la formation : ce délai est à prévoir dans le calendrier.
Accessibilité et handicap
Les personnes en situation de handicap peuvent nous signaler leurs besoins avant la formation, ou à tout moment, afin d’étudier ensemble les adaptations possibles : rythme, supports, aides techniques ou humaines, accessibilité du lieu. Si une adaptation n’est pas réalisable, nous vous orientons vers une structure adaptée.
Droit de rétractation (formation financée à titre individuel)
Lorsqu’une personne finance elle-même sa formation, à titre individuel, elle dispose d’un délai de rétractation de dix jours à compter de la signature du contrat de formation (article L6353-5 du Code du travail) ; aucune somme ne peut être exigée avant l’expiration de ce délai (article L6353-6). Ce délai ne concerne pas les formations commandées par une entreprise pour ses salariés.
Tarif, financement et adaptation
Tarif sur devis selon la durée, le nombre de participants, le format et les modalités d’intervention.
Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande de financement. La prise en charge n’est jamais garantie : elle dépend des critères en vigueur au moment de la demande. Le guide du financement OPCO
Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).
Les contenus peuvent être adaptés selon le niveau des participants, leurs fonctions, votre secteur d’activité, vos objectifs, les outils utilisés et les situations professionnelles rencontrées.
Quelle différence avec la formation Excel sur les tableaux de bord de pilotage ?
La formation Excel pour le contrôle de gestion construit le modèle budgétaire et prévisionnel, tandis que la formation « Excel pour la gestion : construire des tableaux de bord de pilotage » conçoit la page qui en restitue les indicateurs. La première traite hypothèses, mensualisation, réalisés, écarts, prévisions et sensibilité ; la seconde, le choix des indicateurs, la visualisation et l’interactivité. Les deux formations se suivent utilement dans cet ordre.
En quoi diffère-t-elle de la formation Excel destinée aux comptables ?
La formation Excel destinée aux comptables porte sur les rapprochements bancaires, les balances âgées et les échéanciers, c’est-à-dire sur le contrôle de données passées. La formation pour le contrôle de gestion regarde vers l’avant : budget, écarts, atterrissage et prévisions. Un collaborateur qui cumule ces missions peut suivre les deux.
Les méthodes de calcul des coûts et d’analyse des écarts sont-elles enseignées ?
Non, la formation suppose ces méthodes connues et se concentre sur leur construction dans Excel. La décomposition des écarts en effets volume et prix est programmée selon la méthode de l’entreprise, sans en refaire la théorie. Coûts complets, méthode ABC et budget flexible sont traités dans la formation « Contrôle de gestion : calcul des coûts et tableaux de bord ».
La feuille de prévision d’Excel peut-elle remplacer le budget ?
Non, une prévision statistique prolonge l’historique et ignore les décisions à venir, comme une hausse de tarifs, l’ouverture d’une agence ou la perte d’un client important. Elle sert de point de comparaison pour discuter les hypothèses budgétaires. La formation montre comment confronter les deux chiffres et expliquer leur différence.
Combiner conditions, calculs par période et recherches, encadrer la saisie par des listes dépendantes, localiser les erreurs de formules et analyser ses listes par tableaux croisés regroupés.
Importer, nettoyer et assembler une seule fois les exports de logiciels, fichiers CSV ou dossiers mensuels : à l’arrivée des nouvelles données, une actualisation suffit.
Remplacer les RECHERCHEV en cascade par un modèle de tables reliées, écrire des mesures DAX justes à chaque niveau de regroupement et analyser de gros volumes en tableaux croisés dynamiques.
Choisir des indicateurs utiles, organiser le classeur en données, calculs et restitution, puis construire une page de pilotage lisible qui s’actualise chaque mois sans être refaite.
Exploiter dans Excel les exports du logiciel comptable : nettoyer un grand livre, rapprocher banque et comptes de tiers, analyser une balance et construire des échéanciers fiables.
Appliquer Excel aux données RH : fichier du personnel fiable, ancienneté et échéances, suivi des absences, effectifs et pyramide des âges, en protégeant les données personnelles.
Exploiter ses données de vente dans Excel : chiffre d’affaires par client et par produit, clients en recul, classement ABC, suivi des objectifs et outil de chiffrage des remises et marges.
Tenir sur Excel les fichiers d’un poste d’assistant : contacts sans doublons, plannings de congés et de rendez-vous, suivis de dossiers avec alertes, impressions lisibles et partage maîtrisé.
2 jours
Présentiel · Distanciel
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