Construire le plan de développement des compétences : méthode pour les PME

Qu’est-ce que le plan de développement des compétences ?

Le plan de développement des compétences est l’ensemble des actions de formation que l’employeur décide de mettre en place pour ses salariés. Il a remplacé le plan de formation le 1er janvier 2019. Il se distingue des formations que le salarié engage de sa propre initiative, notamment avec son compte personnel de formation (CPF).

Selon le ministère du Travail, le plan peut comprendre :

• les formations obligatoires, qui conditionnent l’exercice d’une activité ou d’une fonction en application d’une convention internationale ou d’un texte légal ou réglementaire ;
• les autres formations, destinées à adapter les salariés à leur poste, à maintenir leur capacité à occuper un emploi ou à développer leurs compétences ;
• des bilans de compétences et des actions de validation des acquis de l’expérience, avec l’accord du salarié ;
• des actions de lutte contre l’illettrisme, des formations en situation de travail, du tutorat ou des mises en situation.

Le plan est un outil de l’employeur : c’est lui qui choisit les salariés concernés, sans critère discriminatoire, et qui prend en charge le coût des formations, avec l’appui éventuel de son OPCO.

Le plan est-il obligatoire ? Ce que prévoit le Code du travail

Aucun texte n’oblige l’employeur à rédiger un document intitulé « plan de développement des compétences » : le Code du travail prévoit que l’accès à la formation à l’initiative de l’employeur passe, « le cas échéant », par ce plan. L’employeur a en revanche des obligations de formation précises, et un plan écrit est le moyen le plus simple de les organiser.

Ces obligations ne fixent ni nombre d’heures ni budget minimal : leur respect s’apprécie au cas par cas, notamment en cas de litige. Un plan écrit, même court, permet de retracer ce qui a été proposé, à qui et pourquoi.

Étape 1 : partir des besoins de l’entreprise

Un plan utile part des besoins de l’entreprise avant les demandes individuelles : quelles compétences faudra-t-il mobiliser dans l’année ou les deux années à venir, et lesquelles manquent déjà ?

Quatre questions aident à dresser ce premier inventaire :

• Quels projets ? Nouveau logiciel, nouvelle offre, réorganisation, ouverture d’un site, départs en retraite à anticiper.
• Quelles obligations ? Formations réglementaires à renouveler, nouveaux arrivants à former à la sécurité, actions de prévention prévues dans le document unique d’évaluation des risques professionnels.
• Quelles difficultés constatées ? Erreurs répétées, réclamations de clients, accidents ou situations dangereuses, tâches qui reposent sur une seule personne.
• Quelles évolutions des métiers ? Outils numériques, intelligence artificielle, nouvelles attentes des clients ou des donneurs d’ordre.

Pour chaque besoin, décrivez la situation de travail plutôt qu’un intitulé de stage : « les commerciaux cèdent sur les prix en fin de négociation » oriente mieux la recherche d’une formation que « une formation commerciale ».

Étape 2 : recueillir les besoins des salariés et des managers

Les besoins individuels se recueillent auprès des managers, qui observent le travail au quotidien, et lors des entretiens de parcours professionnel, consacrés notamment aux besoins de formation et aux souhaits d’évolution du salarié.

Ce que prévoit l’entretien de parcours professionnel

Depuis la loi du 24 octobre 2025, l’entretien professionnel est devenu l’entretien de parcours professionnel. À la date de mise à jour, il a lieu au cours de la première année suivant l’embauche puis tous les quatre ans, et il dresse tous les huit ans un état des lieux récapitulatif du parcours du salarié. Il porte sur ses compétences, ses qualifications, ses besoins de formation et ses souhaits d’évolution, et non sur l’évaluation de son travail. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le salarié qui n’a pas bénéficié, sur huit ans, des entretiens prévus et d’au moins une formation non obligatoire voit son CPF abondé.

Le Code du travail précise que l’élaboration du plan peut tenir compte des conclusions de ces entretiens : c’est l’occasion de relier les deux démarches. La formation Conduire l’entretien professionnel prépare les managers à mener ces échanges.

Une fiche de recueil simple

• salarié ou équipe concernés, poste occupé ;
• situation de travail et compétence visée ;
• origine du besoin : projet, obligation, difficulté constatée, souhait du salarié ;
• échéance souhaitée et format envisagé : individuel ou en groupe, en présentiel ou à distance ;
• avis du manager sur l’urgence.

Distinguez les besoins, qui répondent à une situation de travail, des souhaits, qui relèvent du projet personnel : les deux sont légitimes, mais ils ne se traitent pas forcément dans le même cadre.

Étape 3 : hiérarchiser les besoins

Tous les besoins ne peuvent pas être traités la même année : les formations obligatoires passent en premier, puis celles qui ont le plus d’effet sur la sécurité, la qualité ou l’activité, en commençant par les échéances les plus proches.

Exemple fictif : une PME de services de 25 salariés hiérarchise quatre besoins pour l’année. Hypothèses : deux sauveteurs secouristes du travail dont le certificat arrive à échéance, un chef d’équipe promu récemment, quatre salariés du service administratif qui retraitent chaque mois des exports de données sous Excel, et une direction qui souhaite encadrer l’usage de l’IA générative.

1. Maintien et actualisation des compétences des deux sauveteurs secouristes (MAC SST), avant l’échéance de leur certificat.
2. Prise de fonction du chef d’équipe, au premier trimestre.
3. Formation Excel pour le service administratif, organisée sur ses propres fichiers.
4. Atelier sur les usages de l’IA générative et les règles de confidentialité, au second semestre.

Étape 4 : bâtir le calendrier

Le calendrier se construit à rebours à partir des échéances : date limite des formations obligatoires, dates des projets, périodes de forte activité à éviter, puis délais de financement et d’organisation.

• Évitez les périodes de forte activité et prévoyez les remplacements, pour que les participants restent disponibles pendant la formation.
• Intégrez les délais : dépôt de la demande de prise en charge avant le démarrage, réponse de l’OPCO, disponibilité du formateur, convocations.
• Respectez l’ordre des apprentissages lorsqu’une formation est le prérequis d’une autre.
• Choisissez le format selon l’objectif : un groupe en intra-entreprise pour une équipe qui partage les mêmes outils, des séances fractionnées ou à distance pour limiter les absences, du présentiel pour les gestes techniques.

Pendant ou hors du temps de travail ?

Les formations du plan se déroulent en principe pendant le temps de travail, avec maintien de la rémunération ; c’est toujours le cas des formations obligatoires. Une formation non obligatoire peut se dérouler en tout ou partie hors du temps de travail si un accord collectif d’entreprise ou de branche le prévoit ou, à défaut, avec l’accord formalisé du salarié, dans la limite de 30 heures par an (2 % du forfait pour les salariés en forfait annuel en jours ou en heures). Le salarié peut dénoncer cet accord dans les 8 jours, et son refus ne constitue ni une faute ni un motif de licenciement.

Étape 5 : établir le budget et le financement

Le budget d’une formation ne se limite pas au prix facturé par l’organisme : il comprend aussi le temps de travail des participants, les frais annexes et l’organisation interne.

Pour le financement, les entreprises de moins de 50 salariés peuvent solliciter leur OPCO, qui prend en charge, selon ses critères et ses budgets, des coûts pédagogiques, des salaires et des frais annexes. Au-delà de 50 salariés, le plan est en principe financé par l’entreprise. Dans tous les cas, inscrivez au budget le reste à charge prévisible, sans compter sur une prise en charge qui n’est pas encore accordée. Les démarches sont détaillées dans notre guide Financer une formation avec son OPCO.

Étape 6 : suivre et évaluer le plan

Un plan se pilote tout au long de l’année : il s’agit de vérifier que les formations prévues ont eu lieu, qu’elles ont produit un effet au poste et que les documents utiles sont conservés.

• Prévu et réalisé : formations réalisées, reportées ou annulées, et pour quelle raison.
• Participation : présence effective, abandons, remplacements.
• Acquis : résultats de l’évaluation des acquis transmis par l’organisme de formation.
• Mise en pratique : échange entre le manager et le salarié quelques semaines après la formation, sur ce qui a changé dans le travail.
• Traçabilité : conventions, attestations, feuilles d’émargement et comptes rendus d’entretien, utiles pour l’état des lieux récapitulatif des huit ans et, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, pour l’information du comité social et économique.

Un simple tableau partagé permet ce suivi. Une révision annuelle du plan, avec un point d’étape en cours d’année, laisse le temps d’intégrer les nouveaux projets et les échéances réglementaires.

Quelles erreurs éviter ?

Plusieurs erreurs réduisent l’utilité d’un plan, même construit avec soin.

• Lister des intitulés de formation sans les relier à une situation de travail ni à un résultat observable.
• Ne planifier que les formations obligatoires, en négligeant l’adaptation aux évolutions des postes, qui fait pourtant partie des obligations de l’employeur.
• Construire le plan sans les managers, qui connaissent les difficultés réelles et accompagneront la mise en pratique.
• Déconnecter le plan des entretiens de parcours professionnel, alors que ces entretiens recueillent précisément les besoins de formation.
• Oublier la consultation du comité social et économique dans les entreprises d’au moins 50 salariés.
• Ne rien conserver : sans traces écrites, il devient difficile de justifier les formations proposées lors de l’état des lieux des huit ans ou en cas de litige.

Pour inscrire la démarche dans la durée, la formation Gestion des compétences et GEPP apporte une méthode pour cartographier les emplois et les compétences et l’articuler avec le plan.

Comment Hashtag 3C Formation peut-il vous aider ?

Hashtag 3C Formation peut vous aider à transformer les besoins retenus en actions de formation : analyse de la demande, programme adapté au niveau des participants, formation en intra-entreprise ou construite sur mesure, et documents utiles à une demande de prise en charge. Les choix du plan restent ceux de l’entreprise, et une éventuelle prise en charge relève de la décision de l’OPCO. Pour étudier une ou plusieurs actions de votre plan, décrivez-nous vos besoins.