Préparer une demande de formation : les 7 informations à réunir

Pourquoi préparer sa demande avant de contacter un organisme ?

Parce qu’une demande préparée évite les allers-retours et permet d’obtenir d’emblée un programme et un devis adaptés. Les informations réunies servent aussi en interne : validation du budget, information des managers et, le cas échéant, dossier de prise en charge.

Les organismes certifiés Qualiopi doivent analyser le besoin avant de proposer une formation : arriver avec des réponses claires rend cette analyse plus rapide et plus juste. Si vous consultez plusieurs organismes, une même description du besoin permet aussi de comparer les propositions sur une base commune.

Quelles informations réunir, et à quoi servent-elles ?

Le tableau récapitule les sept informations essentielles, avec un exemple de formulation et leur utilité pour construire la proposition.

Comment formuler l’objectif de la formation ?

Formulez l’objectif comme une situation de travail à maîtriser, pas comme un thème. « Une formation Excel » ou « une formation management » ne suffisent pas à construire un programme ; « exploiter chaque mois l’export du logiciel de gestion avec un tableau croisé dynamique » ou « permettre aux chefs d’équipe de conduire un recadrage factuel » le permettent. Trois questions aident à passer du thème à l’objectif :

• Qu’est-ce qui a déclenché le besoin ? Un nouvel outil, une prise de poste, des erreurs répétées, des réclamations, une obligation réglementaire.
• Que devront savoir faire les participants à l’issue ? Avec des verbes d’action : construire, conduire, appliquer, rédiger.
• À quoi verra-t-on que la formation a servi ? Un document produit sans aide, une procédure appliquée, moins de reprises.

Si le besoin porte sur un outil dont le niveau est difficile à situer, un guide comme quelle formation Excel choisir aide à le préciser avant la demande.

Comment décrire les participants et leur niveau ?

Indiquez le nombre de personnes, leurs fonctions, leurs sites et leur niveau estimé. Un groupe homogène et un public mixte ne se forment pas de la même manière, et un écart de niveau découvert le jour même oblige le formateur à improviser.

• Nombre et fonctions : ils influent sur le format, sur le devis et sur le choix des exemples.
• Sites : plusieurs lieux de travail peuvent justifier des sessions à distance ou des sessions sur chaque site.
• Niveau de départ : décrivez ce que les personnes savent déjà faire. En cas de doute, dites-le : un positionnement avant la formation, par questionnaire ou exercice, permet d’ajuster le programme.
• Formation réglementaire : pour un recyclage ou un maintien des compétences, précisez la date de la dernière formation suivie et les certificats détenus.

Où, comment et quand la formation doit-elle avoir lieu ?

Précisez la modalité souhaitée, le lieu et le calendrier, en distinguant l’impératif du souhaitable.

Dans vos locaux ou à distance

Les formations pratiques ou techniques se déroulent sur site, avec le matériel adapté ; celles qui ne nécessitent pas d’équipement particulier peuvent souvent être suivies à distance, en classe virtuelle. Pour une formation intra-entreprise, indiquez la salle disponible, le matériel (vidéoprojecteur, postes informatiques, logiciels et versions) et les conditions d’accès au site.

Le calendrier et le rythme

Indiquez la période souhaitée, les périodes à éviter (pics d’activité, congés, inventaires) et le rythme préféré : journées complètes, demi-journées ou séances courtes. Anticipez : au délai d’accès indiqué sur chaque programme s’ajoute, si un financement est sollicité, le temps de traitement de la demande.

Faut-il indiquer le financement dès la demande ?

Oui, dès le premier contact, car le financement influe sur les documents à préparer et sur le calendrier.

• Formation à l’initiative de l’employeur : elle relève du plan de développement des compétences, et ses frais sont à la charge de l’employeur.
• Prise en charge par l’OPCO : elle est possible selon la branche, la taille de l’entreprise, les critères en vigueur et le budget disponible, sans garantie. La demande est en principe déposée par l’entreprise, sur l’espace en ligne de son OPCO, avant le démarrage de la formation. Pour savoir de quel OPCO vous relevez, consultez le guide pour identifier l’OPCO de son entreprise.
• Documents habituellement demandés : programme détaillé, devis ou convention de formation, informations sur les participants.

Si le financement conditionne le projet, attendez la réponse de l’OPCO avant de confirmer les dates : le coût non pris en charge reste dû par l’entreprise. Le détail des démarches figure sur la page financement OPCO. Les formations de Hashtag 3C Formation s’adressent aux entreprises et ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation (CPF).

Comment signaler un besoin d’adaptation lié à un handicap ?

Le plus tôt possible, dans la demande elle-même ou lors du premier échange : les adaptations s’organisent d’autant plus facilement qu’elles sont anticipées, qu’il s’agisse de supports adaptés, d’un rythme aménagé, de l’accessibilité des locaux, d’une aide humaine ou d’un matériel spécifique.

Décrivez les besoins plutôt que la situation médicale : il n’est généralement pas nécessaire de préciser la nature du handicap pour organiser une adaptation. Transmettez uniquement les informations utiles, avec l’accord de la personne concernée. L’organisme étudie ensuite la faisabilité avec le formateur ; chez Hashtag 3C Formation, lorsqu’une adaptation n’est pas réalisable, une orientation vers une structure partenaire est proposée. La démarche et le questionnaire de recueil des besoins sont présentés sur la page accessibilité et handicap.

Checklist : votre demande est-elle prête ?

Avant d’envoyer votre demande, vérifiez que :

• l’objectif décrit ce que les participants sauront faire à l’issue, en situation de travail ;
• le nombre de participants, leurs fonctions et leurs sites sont indiqués ;
• le niveau de départ est décrit et les écarts de niveau sont signalés ;
• les outils ou logiciels concernés sont précisés, avec leur version si elle compte ;
• la modalité souhaitée est indiquée (dans vos locaux, à distance ou à définir), avec la salle et le matériel disponibles ;
• la période souhaitée, les dates à éviter et le rythme préféré sont précisés ;
• l’intention de solliciter l’OPCO est mentionnée, avec la convention collective si vous la connaissez ;
• le budget disponible est connu, au moins approximativement ;
• les besoins d’adaptation sont signalés, avec l’accord des personnes concernées ;
• les documents de travail à utiliser en formation sont repérés et anonymisés si nécessaire ;
• la personne qui suit le projet et celle qui valide le devis sont identifiées.

Que se passe-t-il après l’envoi de la demande ?

L’organisme revient vers vous pour préciser le besoin, puis vous adresse une proposition. Chez Hashtag 3C Formation, les étapes sont les suivantes :

1. un échange pour valider les objectifs, les prérequis et, si nécessaire, positionner les participants ;
2. l’envoi d’un programme adapté et d’un devis ;
3. après accord, l’établissement de la convention de formation ;
4. si un financement est sollicité, la transmission des pièces utiles à votre demande auprès de l’OPCO ;
5. la convocation des participants, la formation, l’évaluation des acquis et la remise des attestations.

Le détail de chaque étape figure sur la page notre méthode. Le formulaire de demande de devis reprend l’essentiel des informations de ce guide et se remplit en quelques minutes.