Google Workspace : collaborer avec Gmail, Agenda, Drive et Docs
Trier sa messagerie Gmail avec libellés et filtres, partager son agenda, ranger les fichiers d’équipe dans un drive partagé et coéditer Docs et Slides en contrôlant qui accède à quoi.
Cette formation s’adresse aux salariés, assistants, managers et équipes projet qui utilisent ou vont utiliser Google Workspace, notamment lors d’une migration depuis Outlook, depuis une autre suite bureautique ou depuis un serveur de fichiers. Prérequis : savoir utiliser un ordinateur, naviguer sur Internet et envoyer un e-mail ; disposer d’un compte Google Workspace professionnel ou d’un compte de test fourni pour la session.
Combien de temps dure-t-elle ?
La formation « Google Workspace : collaborer avec Gmail, Agenda, Drive et Docs » dure 1 jour (7 heures). Cette durée est indicative : elle est ajustée selon les objectifs et le niveau des participants.
Peut-elle se dérouler dans nos locaux ?
Oui. La formation peut être organisée dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble.
Est-elle disponible à distance ?
Oui. Elle peut être suivie en classe virtuelle avec un formateur.
Peut-elle être adaptée à notre secteur ?
Oui. Le programme, les exemples et les exercices sont ajustés à votre secteur d’activité, à vos outils et au niveau des participants lors de l’analyse du besoin.
Peut-elle être financée par un OPCO ?
Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables, sans garantie. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande. Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).
Pourquoi suivre cette formation ?
La formation « Google Workspace : collaborer avec Gmail, Agenda, Drive et Docs » s’adresse aux salariés qui découvrent la suite de Google, lors d’une migration ou d’une prise de poste, et à ceux qui l’utilisent avec des réflexes de messagerie personnelle : pièces jointes au lieu de liens, fichiers d’équipe conservés dans « Mon Drive », liens ouverts à toute personne qui les reçoit. Elle couvre la messagerie, l’agenda, le rangement et le partage des fichiers, la rédaction à plusieurs dans Docs et Slides, ainsi que les échanges dans Meet et Chat. Le tableur est traité dans la formation « Google Sheets : tableaux, formules et analyse de données partagées », l’assistant d’IA dans « Gemini pour Google Workspace », et les entreprises équipées de Microsoft 365 disposent de la formation « Microsoft 365 : les fondamentaux, OneDrive et partage de fichiers ».
Les situations auxquelles elle répond
Après une migration, des salariés recréent dans Gmail l’arborescence de dossiers de leur ancienne messagerie et ne retrouvent plus leurs échanges
Les fichiers de suivi d’un service sont stockés dans le « Mon Drive » d’une personne sur le point de quitter l’entreprise
Une proposition est modifiée dans trois copies téléchargées, puis fusionnée à la main avant l’envoi au client
Un document contenant des coordonnées de clients est partagé en modification avec toute personne disposant du lien
Les rendez-vous internes se fixent par une série d’e-mails, faute d’agendas partagés dans Google Agenda
Ce que l’entreprise en retire
Les messages Gmail sont triés à l’arrivée par des filtres, puis retrouvés par libellé ou par opérateur de recherche
Les fichiers d’équipe sont rangés dans un drive partagé et restent accessibles lorsqu’un membre quitte l’entreprise
Un document se relit à plusieurs en mode suggestion, sans copies parallèles à réconcilier
Chaque partage correspond à un niveau d’accès choisi, lecteur, commentateur ou éditeur, et à des destinataires identifiés
Objectifs pédagogiques et compétences visées
Les objectifs décrivent les compétences que le participant pourra mettre en œuvre ; leur atteinte est vérifiée selon les modalités d’évaluation indiquées plus bas. À l’issue de la formation, le participant sera capable de :
Organiser sa messagerie Gmail avec libellés, filtres, opérateurs de recherche et modèles de messages
Partager son agenda avec le niveau de détail voulu, trouver un créneau commun et réserver une salle
Ranger chaque fichier dans « Mon Drive » ou dans un drive partagé selon qu’il relève d’une personne ou de l’équipe
Attribuer le bon niveau d’accès à un fichier ou à un dossier, puis contrôler et retirer les accès devenus inutiles
Coéditer un document Docs ou une présentation Slides avec commentaires, suggestions et historique des versions
Échanger dans Google Chat et participer à une réunion Google Meet en respectant les règles de confidentialité de l’entreprise
Programme détaillé
Programme indicatif : les modules sont sélectionnés, approfondis ou complétés selon le niveau des participants et vos objectifs.
01Gmail : trier, retrouver, répondre
Libellés plutôt que dossiers : un message peut en porter plusieurs, et l’archivage le retire seulement de la boîte de réception
Filtres créés à partir d’une recherche : appliquer un libellé, archiver, marquer comme important
Opérateurs de recherche from:, has:attachment, filename: et older_than: pour retrouver un échange ancien
Modèles de messages pour les réponses types, à activer dans les paramètres avancés, signature, annulation et programmation de l’envoi
02Google Agenda : se coordonner sans échanges d’e-mails
Créer un événement, inviter, joindre un document Drive et ajouter une visioconférence Meet
Trouver un créneau commun d’après les disponibilités des invités et réserver une salle déclarée par l’administrateur
Partager son agenda : disponibilités seules, détail des événements ou droit de modification
Heures de travail, événements d’absence et agenda de réservation de rendez-vous, selon l’abonnement et les licences de l’entreprise
03Drive et drives partagés : ranger et partager
« Mon Drive » pour ses documents de travail, drive partagé pour les fichiers de l’équipe, dont la création dépend de l’abonnement, des licences et de l’accord de l’administrateur
Niveaux d’accès d’un drive partagé, de la gestion complète à la lecture seule : qui peut ajouter, modifier, déplacer ou supprimer un fichier
Arborescence courte, noms explicites et raccourcis plutôt que copies d’un même fichier
Accès à un fichier : limité aux personnes ajoutées, étendu à l’organisation ou ouvert à toute personne disposant du lien
Fichiers Word et Excel déposés dans Drive : les modifier tels quels ou les convertir au format Google
04Docs et Slides : produire à plusieurs
Coédition en temps réel et repérage des collègues présents dans le document
Commentaires avec mention et attribution d’une action à un collègue
Mode suggestion : proposer, accepter ou refuser une modification
Historique des versions : nommer une étape, retrouver une modification et restaurer un état antérieur
Présentation Slides répartie entre plusieurs auteurs, avec notes du présentateur
05Meet, Chat et partage hors de l’entreprise
Google Chat : message direct, espace d’équipe, fils de discussion et mentions
Meet : rejoindre une réunion, présenter un onglet ou une fenêtre, activer les sous-titres
Enregistrement d’une réunion selon l’abonnement, les licences et les paramètres de l’administrateur, après information des participants
Partage avec l’extérieur : restrictions fixées par l’administrateur, choix des destinataires et retrait des accès en fin de projet
Fichiers contenant des données personnelles : limiter les personnes autorisées et vérifier régulièrement qui y a accès
Cette formation s’adresse aux salariés, assistants, managers et équipes projet qui utilisent ou vont utiliser Google Workspace, notamment lors d’une migration depuis Outlook, depuis une autre suite bureautique ou depuis un serveur de fichiers.
Prérequis
Savoir utiliser un ordinateur, naviguer sur Internet et envoyer un e-mail ; disposer d’un compte Google Workspace professionnel ou d’un compte de test fourni pour la session
Durée
1 jour (7 heures), durée indicative ajustable.
Modalités pédagogiques
Présentiel : dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble
Distanciel : classe virtuelle en direct avec le formateur
À distance, la formation se déroule en classe virtuelle avec le formateur ; les modalités de suivi de la présence et de la participation sont précisées dans la convocation.
Méthodes pédagogiques
Scénario fil rouge « lancement d’un projet » : trouver dans Google Agenda un créneau commun aux participants, créer le dossier du projet dans un drive partagé de test, rédiger l’ordre du jour à plusieurs dans Docs en mode suggestion, attribuer une action par commentaire, puis restaurer une étape nommée de l’historique
Manipulations Gmail sur une boîte d’exercice : créer trois filtres (notifications automatiques, client prioritaire, factures) et retrouver six messages à l’aide des opérateurs de recherche
Revue des accès d’un dossier d’exercice volontairement mal partagé : lien ouvert à tous, ancien prestataire resté éditeur, fichier de coordonnées visible par toute l’organisation
Moyens pédagogiques et techniques
Un poste par participant avec un navigateur à jour et un compte Google Workspace de l’entreprise, ou un compte de test fourni avec l’accord du service informatique
Drive partagé et boîte Gmail d’exercice préparés avant la session avec des données fictives
Abonnement Google Workspace et règles de partage externe de l’entreprise relevés en amont avec l’administrateur
Salle adaptée au nombre de participants, dans vos locaux ou dans un lieu convenu ensemble
Classe virtuelle avec partage d’écran ; connexion internet, micro et caméra pour chaque participant
Support de formation remis aux participants
Modalités d’évaluation
Positionnement des participants avant la formation (questionnaire ou échange)
Vérification du scénario fil rouge par le formateur : créneau trouvé, dossier partagé avec les bons rôles, suggestions traitées, étape restaurée
Décisions à justifier pour huit fichiers de travail : emplacement, niveau d’accès et partage externe à retenir
Questionnaire de satisfaction en fin de formation
Nature de la reconnaissance
Attestation de fin de formation remise à chaque participant.
Cette formation ne délivre ni diplôme, ni titre, ni certification professionnelle enregistrée au RNCP ou au répertoire spécifique.
Intervenants
La formation est animée par le formateur retenu pour l’action, qui peut être un intervenant indépendant ou un organisme partenaire, sélectionné pour son expertise du sujet, son expérience professionnelle et ses compétences pédagogiques. Hashtag 3C Formation reste votre interlocuteur tout au long de la prestation.
Modalités d’accès
Vous nous transmettez votre demande : formulaire de devis, téléphone ou e-mail.
Nous analysons le besoin avec vous et identifions le niveau des participants.
Nous vous adressons une proposition : programme adapté, modalités et devis.
Après votre accord, les documents contractuels sont établis, puis les participants reçoivent leur convocation.
L’inscription peut être à l’initiative de l’employeur, ou du salarié avec l’accord de son employeur.
Délais d’accès
Les délais d’organisation varient selon la formation, le format, les disponibilités du formateur et les éventuelles démarches de financement. Contactez-nous pour connaître le délai applicable à votre projet.
Si vous sollicitez une prise en charge, la demande est en général à déposer auprès de l’OPCO avant le début de la formation : ce délai est à prévoir dans le calendrier.
Accessibilité et handicap
Les personnes en situation de handicap peuvent nous signaler leurs besoins avant la formation, ou à tout moment, afin d’étudier ensemble les adaptations possibles : rythme, supports, aides techniques ou humaines, accessibilité du lieu. Si une adaptation n’est pas réalisable, nous vous orientons vers une structure adaptée.
Droit de rétractation (formation financée à titre individuel)
Lorsqu’une personne finance elle-même sa formation, à titre individuel, elle dispose d’un délai de rétractation de dix jours à compter de la signature du contrat de formation (article L6353-5 du Code du travail) ; aucune somme ne peut être exigée avant l’expiration de ce délai (article L6353-6). Ce délai ne concerne pas les formations commandées par une entreprise pour ses salariés.
Tarif, financement et adaptation
Tarif sur devis selon la durée, le nombre de participants, le format et les modalités d’intervention.
Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande de financement. La prise en charge n’est jamais garantie : elle dépend des critères en vigueur au moment de la demande. Le guide du financement OPCO
Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).
Les contenus peuvent être adaptés selon le niveau des participants, leurs fonctions, votre secteur d’activité, vos objectifs, les outils utilisés et les situations professionnelles rencontrées.
Quelle différence entre « Mon Drive » et un drive partagé ?
Dans « Mon Drive », un fichier appartient à la personne qui l’a créé, ce qui pose problème lorsqu’elle quitte l’entreprise ; dans un drive partagé, les fichiers appartiennent à l’équipe et restent en place quand un membre part. Le drive partagé convient donc aux documents d’un service ou d’un projet, et « Mon Drive » aux documents de travail personnels. La création de drives partagés dépend de l’abonnement, des licences et de l’autorisation donnée par l’administrateur.
La formation convient-elle à une équipe qui passe d’Outlook à Gmail ?
Oui, les correspondances entre les deux environnements sont traitées au fil de la journée : les libellés prennent la place des dossiers, les filtres celle des règles, et les liens Drive celle des pièces jointes. Les fichiers Word et Excel existants peuvent être ouverts dans Drive, modifiés ou convertis selon l’usage. La migration technique des messages et des fichiers relève du service informatique et n’est pas abordée.
Google Sheets et Gemini sont-ils abordés ?
Non, le tableur fait l’objet de la formation « Google Sheets : tableaux, formules et analyse de données partagées », qui prolonge naturellement cette journée. L’assistant Gemini est traité dans la formation « Gemini pour Google Workspace » du pôle intelligence artificielle, qui suppose une pratique courante de Gmail, de Docs et de Sheets.
Devenir autonome sur un poste informatique : utiliser Windows, ranger et retrouver ses fichiers, chercher sur Internet, envoyer un e-mail avec pièce jointe et repérer les tentatives de fraude.
Fiabiliser et analyser un tableur partagé : fonctions conditionnelles, recherches entre tables, vues filtrées sans gêner les collègues, tableaux croisés dynamiques et réponses Google Forms.
Utiliser Gemini dans les applications Google Workspace de l’entreprise pour rédiger, résumer, analyser un tableau et préparer une présentation, en surveillant le partage des fichiers.
Reprendre la main sur une messagerie saturée : méthode de traitement des e-mails, plages protégées dans l’agenda, tâches centralisées dans To Do et Planner, routine hebdomadaire durable.
Organiser un espace Teams lisible : équipes et canaux adaptés à l’activité, publications et mentions, réunions préparées et suivies, fichiers coédités et règles d’usage partagées.
Transformer une extraction de plusieurs milliers de lignes en synthèses fiables : regroupements par mois, parts du total, écarts d’une année sur l’autre, segments et graphiques actualisables.
1 jour
Présentiel · Distanciel
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