Organisation numérique : fichiers, messageries et outils au quotidien
Remettre de l’ordre dans ses outils : fichiers nommés et rangés au bon endroit, recherche rapide, notifications réglées, notes centralisées et réflexes de sécurité communs à l’équipe.
Cette formation s’adresse aux salariés, assistants, managers et équipes de toutes fonctions qui utilisent chaque jour une messagerie, des fichiers partagés et une messagerie instantanée, dans un environnement Microsoft 365, Google Workspace ou mixte. Prérequis : utiliser un ordinateur en autonomie : gérer des fichiers et des dossiers, envoyer un e-mail avec pièce jointe et naviguer sur Internet.
Combien de temps dure-t-elle ?
La formation « Organisation numérique : fichiers, messageries et outils au quotidien » dure 1 jour (7 heures). Cette durée est indicative : elle est ajustée selon les objectifs et le niveau des participants.
Peut-elle se dérouler dans nos locaux ?
Oui. La formation peut être organisée dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble.
Est-elle disponible à distance ?
Oui. Elle peut être suivie en classe virtuelle avec un formateur.
Peut-elle être adaptée à notre secteur ?
Oui. Le programme, les exemples et les exercices sont ajustés à votre secteur d’activité, à vos outils et au niveau des participants lors de l’analyse du besoin.
Peut-elle être financée par un OPCO ?
Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables, sans garantie. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande. Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).
Pourquoi suivre cette formation ?
La formation « Organisation numérique : fichiers, messageries et outils au quotidien » s’adresse aux salariés qui passent sans cesse de la messagerie à la messagerie instantanée, des dossiers du poste au stockage en ligne, et qui perdent du temps à chercher un document ou une information. Elle porte sur l’organisation de l’information et le réglage des outils, avec des exemples dans Microsoft 365 et dans Google Workspace : diagnostic des flux, nommage et classement, emplacement des fichiers, recherche, notifications, prise de notes, sécurité et règles d’équipe. Les méthodes de priorisation et de planification de la semaine sont traitées dans « Gestion du temps et des priorités », le traitement de la boîte de réception et de l’agenda dans « S’organiser avec Outlook et Microsoft 365 : e-mails, agenda, tâches », et les premiers gestes sur ordinateur dans « Initiation à l’informatique et au numérique ».
Les situations auxquelles elle répond
Un même devis existe sur le bureau d’un ordinateur, dans une pièce jointe et dans un dossier partagé, sous trois noms différents
Une information donnée en réunion puis notée sur un carnet papier est introuvable trois semaines plus tard
Les notifications de la messagerie, de la messagerie instantanée et du téléphone interrompent sans arrêt la rédaction d’un rapport
Au départ d’une collègue, ses fichiers de suivi restent dans son espace personnel et personne ne sait où les trouver
Un faux message de partage de document conduit un salarié à saisir ses identifiants sur une page frauduleuse
Ce que l’entreprise en retire
Les fichiers de l’équipe suivent une convention de nommage commune et se retrouvent par la recherche
Chaque document de travail a un emplacement de référence connu de tous, sans copies sur les postes ni envois en pièce jointe
Les notifications sont réglées outil par outil, sur l’ordinateur comme sur le téléphone, selon ce qui appelle réellement une réaction rapide
Les comptes professionnels sont protégés par une double authentification, et les messages suspects sont signalés selon la procédure interne
Objectifs pédagogiques et compétences visées
Les objectifs décrivent les compétences que le participant pourra mettre en œuvre ; leur atteinte est vérifiée selon les modalités d’évaluation indiquées plus bas. À l’issue de la formation, le participant sera capable de :
Cartographier ses outils, ses canaux d’échange et ses lieux de stockage pour repérer doublons et pertes d’information
Nommer et classer ses fichiers selon une convention partagée, en distinguant brouillons et documents validés
Choisir l’emplacement de chaque document et le retrouver par la recherche plutôt qu’en parcourant des dossiers
Régler les notifications de ses outils et rassembler ses notes dans un emplacement unique
Protéger ses comptes par des mots de passe robustes et la double authentification, et déjouer les tentatives d’hameçonnage
Élaborer avec son équipe une charte d’usage des outils numériques
Programme détaillé
Programme indicatif : les modules sont sélectionnés, approfondis ou complétés selon le niveau des participants et vos objectifs.
01Faire l’inventaire de ses outils et de ses flux
Canaux par lesquels arrivent les demandes : e-mail, messagerie instantanée, téléphone, réunions, outils métier
Emplacements des fichiers, des notes et des contacts, et informations conservées en plusieurs exemplaires
Frictions de la semaine : recherches longues, documents en double, informations perdues entre deux outils
Une source de référence par type d’information
02Nommer et classer ses fichiers
Convention de nommage : date au format année-mois-jour, objet, client ou projet, statut
Arborescence de trois niveaux au plus et dossier d’archives par année
Brouillon ou document validé : s’appuyer sur l’historique du stockage en ligne, dont la durée de conservation dépend des outils et des licences, plutôt que sur des suffixes « final », « v3 » ou « def »
Caractères à éviter dans les noms et chemins trop longs qui bloquent la synchronisation
03Stocker au bon endroit et retrouver vite
Poste, espace personnel en ligne (OneDrive, « Mon Drive ») ou espace d’équipe (Teams, SharePoint, drive partagé) : l’emplacement dépend de qui a besoin du document
Envoyer un lien d’accès à la place d’une copie, restreint aux personnes concernées
Clés USB, messageries personnelles et services en ligne non validés par l’entreprise : risques pour les données
Recherche dans l’explorateur de fichiers, le stockage en ligne et la messagerie : filtres par type, date, auteur ou expéditeur, disponibles selon les outils et leur version
04Limiter les interruptions et centraliser ses notes
Tri des notifications de l’ordinateur et du téléphone : celles qui appellent une réaction immédiate, celles qui peuvent attendre
Réglages par outil, selon la version et les licences de l’entreprise : conversations mises en sourdine, mode Ne pas déranger, statut de disponibilité
Un outil de notes unique, OneNote, Google Keep ou celui retenu par l’entreprise, organisé par projet
Notes de réunion : décisions, actions et responsables, avec un lien vers les documents plutôt qu’une copie
05Appliquer les réflexes de sécurité au quotidien
Phrase de passe longue, mot de passe différent pour chaque service et gestionnaire de mots de passe autorisé par l’entreprise
Double authentification par application, code ou clé de sécurité, selon les méthodes autorisées par l’entreprise, et conduite à tenir en cas de perte du téléphone
Hameçonnage : faux partage de document, fausse alerte de boîte pleine, demande de changement des coordonnées bancaires d’un fournisseur
Signalement d’un message suspect selon la procédure interne, et alerte rapide après un clic ou une saisie d’identifiants
Verrouillage du poste, réseaux Wi-Fi publics et données personnelles visibles à l’écran
06Poser des règles communes avec son équipe
Arborescence partagée, convention de nommage et responsable de chaque espace
Canal adapté à chaque demande : urgence, question rapide, décision à conserver
Délais de réponse attendus et horaires de sollicitation, dans le respect des règles de déconnexion de l’entreprise
Revue périodique des accès aux espaces partagés et accueil des nouveaux arrivants dans les outils
Cette formation s’adresse aux salariés, assistants, managers et équipes de toutes fonctions qui utilisent chaque jour une messagerie, des fichiers partagés et une messagerie instantanée, dans un environnement Microsoft 365, Google Workspace ou mixte.
Prérequis
Utiliser un ordinateur en autonomie : gérer des fichiers et des dossiers, envoyer un e-mail avec pièce jointe et naviguer sur Internet
Durée
1 jour (7 heures), durée indicative ajustable.
Modalités pédagogiques
Présentiel : dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble
Distanciel : classe virtuelle en direct avec le formateur
À distance, la formation se déroule en classe virtuelle avec le formateur ; les modalités de suivi de la présence et de la participation sont précisées dans la convocation.
Méthodes pédagogiques
Remise en ordre d’un dossier d’exercice d’une quarantaine de fichiers mal nommés ou en double (« devis final2 », « scan0012 », « compte rendu (1) ») : chaque participant définit une convention de nommage, crée une arborescence de trois niveaux au plus et range les fichiers, puis un autre participant doit retrouver cinq documents en s’aidant uniquement de la recherche
Cartographie personnelle de ses outils, de ses notifications et de ses lieux de stockage, suivie de trois réglages appliqués sur son poste pendant la séance
Analyse de messages d’hameçonnage reconstitués : relever les indices, puis décider de la conduite à tenir
Rédaction en sous-groupes d’une charte d’usage d’une page pour une équipe
Moyens pédagogiques et techniques
Un poste par participant avec les outils de l’entreprise (messagerie, stockage en ligne, messagerie instantanée), ou des comptes de test Microsoft 365 ou Google Workspace lorsque les comptes réels ne peuvent pas servir aux exercices
Dossier de fichiers mal nommés et série de messages frauduleux reconstitués, sans données réelles
Charte informatique et procédure de signalement de l’entreprise, transmises avant la session lorsqu’elles existent
Salle adaptée au nombre de participants, dans vos locaux ou dans un lieu convenu ensemble
Classe virtuelle avec partage d’écran ; connexion internet, micro et caméra pour chaque participant
Support de formation remis aux participants
Modalités d’évaluation
Positionnement des participants avant la formation (questionnaire ou échange)
Test de recherche croisé : retrouver, dans le dossier réorganisé par un autre participant, les documents demandés en s’appuyant sur sa convention de nommage
Analyse commentée de messages suspects : indices relevés et conduite à tenir
Projet de charte d’usage d’équipe relu par le formateur au regard des principes vus pendant la journée
Questionnaire de satisfaction en fin de formation
Nature de la reconnaissance
Attestation de fin de formation remise à chaque participant.
Cette formation ne délivre ni diplôme, ni titre, ni certification professionnelle enregistrée au RNCP ou au répertoire spécifique.
Intervenants
La formation est animée par le formateur retenu pour l’action, qui peut être un intervenant indépendant ou un organisme partenaire, sélectionné pour son expertise du sujet, son expérience professionnelle et ses compétences pédagogiques. Hashtag 3C Formation reste votre interlocuteur tout au long de la prestation.
Modalités d’accès
Vous nous transmettez votre demande : formulaire de devis, téléphone ou e-mail.
Nous analysons le besoin avec vous et identifions le niveau des participants.
Nous vous adressons une proposition : programme adapté, modalités et devis.
Après votre accord, les documents contractuels sont établis, puis les participants reçoivent leur convocation.
L’inscription peut être à l’initiative de l’employeur, ou du salarié avec l’accord de son employeur.
Délais d’accès
Les délais d’organisation varient selon la formation, le format, les disponibilités du formateur et les éventuelles démarches de financement. Contactez-nous pour connaître le délai applicable à votre projet.
Si vous sollicitez une prise en charge, la demande est en général à déposer auprès de l’OPCO avant le début de la formation : ce délai est à prévoir dans le calendrier.
Accessibilité et handicap
Les personnes en situation de handicap peuvent nous signaler leurs besoins avant la formation, ou à tout moment, afin d’étudier ensemble les adaptations possibles : rythme, supports, aides techniques ou humaines, accessibilité du lieu. Si une adaptation n’est pas réalisable, nous vous orientons vers une structure adaptée.
Droit de rétractation (formation financée à titre individuel)
Lorsqu’une personne finance elle-même sa formation, à titre individuel, elle dispose d’un délai de rétractation de dix jours à compter de la signature du contrat de formation (article L6353-5 du Code du travail) ; aucune somme ne peut être exigée avant l’expiration de ce délai (article L6353-6). Ce délai ne concerne pas les formations commandées par une entreprise pour ses salariés.
Tarif, financement et adaptation
Tarif sur devis selon la durée, le nombre de participants, le format et les modalités d’intervention.
Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande de financement. La prise en charge n’est jamais garantie : elle dépend des critères en vigueur au moment de la demande. Le guide du financement OPCO
Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).
Les contenus peuvent être adaptés selon le niveau des participants, leurs fonctions, votre secteur d’activité, vos objectifs, les outils utilisés et les situations professionnelles rencontrées.
Quelle différence avec la formation « Gestion du temps et des priorités » ?
La formation « Gestion du temps et des priorités » apprend à hiérarchiser ses tâches, à planifier sa semaine et à refuser une demande, quel que soit l’outil. La formation à l’organisation numérique porte sur l’information et les outils eux-mêmes : où ranger un fichier, comment le nommer et le retrouver, quelles notifications conserver, comment protéger ses comptes. Les deux se complètent lorsqu’une personne cumule surcharge de travail et difficulté à retrouver ses informations.
La formation s’applique-t-elle à Google Workspace comme à Microsoft 365 ?
Oui, les principes de nommage, de classement, de recherche et de sécurité valent dans les deux environnements, et les manipulations sont montrées dans celui de l’entreprise : OneDrive, Teams et SharePoint d’un côté, « Mon Drive », drives partagés et Google Chat de l’autre. Pour approfondir un outil, les formations « Microsoft 365 : les fondamentaux, OneDrive et partage de fichiers » et « Google Workspace : collaborer avec Gmail, Agenda, Drive et Docs » prennent le relais.
Une équipe peut-elle repartir avec sa propre charte d’usage ?
Oui, lorsque la session réunit une même équipe, la dernière partie de la journée sert à rédiger un projet de charte : convention de nommage, emplacements de référence, canal adapté à chaque demande, délais de réponse. Ce projet doit ensuite être validé par la hiérarchie et rester cohérent avec la charte informatique et les règles de sécurité déjà en place.
Devenir autonome sur un poste informatique : utiliser Windows, ranger et retrouver ses fichiers, chercher sur Internet, envoyer un e-mail avec pièce jointe et repérer les tentatives de fraude.
Reprendre la main sur une messagerie saturée : méthode de traitement des e-mails, plages protégées dans l’agenda, tâches centralisées dans To Do et Planner, routine hebdomadaire durable.
Trier sa messagerie Gmail avec libellés et filtres, partager son agenda, ranger les fichiers d’équipe dans un drive partagé et coéditer Docs et Slides en contrôlant qui accède à quoi.
Une journée pour analyser l’usage réel de son temps, hiérarchiser ses tâches, planifier une semaine réaliste, limiter les interruptions et refuser une demande sans froisser.
Utiliser Outlook au-delà de l’envoi de messages : règles de classement, recherche avancée, modèles de réponse, calendriers partagés, délégation d’agenda, groupes de contacts et archivage.
Organiser un site SharePoint d’équipe qui reste lisible : bibliothèques classées par métadonnées, affichages filtrés, versions, listes de suivi, pages d’information et droits d’accès maîtrisés.
Passer du tableau de saisie à l’outil de suivi : conditions avec SI, totaux par critère, recherche d’informations avec RECHERCHEX, listes déroulantes et premier tableau croisé dynamique.
2 jours
Présentiel · Distanciel
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