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Word avancé : documents longs, modèles et publipostage

Structurer des rapports longs avec styles et table des matières, créer les modèles de l’entreprise, produire des envois personnalisés par publipostage et organiser une relecture à plusieurs.

Durée
2 jours (14 heures)
Modalités
Présentiel · Distanciel
Niveau
Avancé
Tarif
Sur devis

Programme mis à jour le · Référence WORDPER1

L’essentiel en questions

À qui s’adresse cette formation ?
Cette formation s’adresse aux utilisateurs réguliers de Word (assistants de direction, juristes, chargés qualité, gestionnaires administratifs) qui produisent des documents longs, des modèles ou des envois en nombre. Prérequis : maîtriser les bases de Word : mise en forme des paragraphes, tabulations, tableaux simples, en-têtes et pieds de page.
Combien de temps dure-t-elle ?
La formation « Word avancé : documents longs, modèles et publipostage » dure 2 jours (14 heures). Cette durée est indicative : elle est ajustée selon les objectifs et le niveau des participants.
Peut-elle se dérouler dans nos locaux ?
Oui. La formation peut être organisée dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble.
Est-elle disponible à distance ?
Oui. Elle peut être suivie en classe virtuelle avec un formateur.
Peut-elle être adaptée à notre secteur ?
Oui. Le programme, les exemples et les exercices sont ajustés à votre secteur d’activité, à vos outils et au niveau des participants lors de l’analyse du besoin.
Peut-elle être financée par un OPCO ?
Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables, sans garantie. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande. Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).

Pourquoi suivre cette formation ?

La formation Word avancé suppose les bases acquises : mise en forme des paragraphes, tabulations, tableaux simples, en-têtes et pieds de page. Elle s’adresse aux personnes qui produisent rapports, procédures, contrats ou courriers en nombre et perdent du temps à renuméroter des titres, refaire une table des matières ou personnaliser des lettres une à une. À l’issue, le participant crée et diffuse un modèle d’entreprise, structure un document long avec sections et renvois, réalise un publipostage filtré à partir d’Excel, conçoit un formulaire et organise une relecture à plusieurs.

Les situations auxquelles elle répond

  • Une procédure de quarante pages est renumérotée à la main après chaque ajout de chapitre
  • Chaque service utilise sa propre version du courrier type, avec des logos et des mentions différents
  • Deux cents convocations sont personnalisées une par une à partir d’une liste Excel
  • Trois relecteurs renvoient chacun leur version corrigée d’un contrat, impossible à regrouper proprement

Ce que l’entreprise en retire

  • Table des matières, numéros de titres et renvois se mettent à jour d’un clic
  • Un modèle d’entreprise unique est proposé à chacun au moment de créer un document
  • Des centaines de courriers ou d’e-mails personnalisés sortent d’une seule fusion
  • Les corrections de plusieurs relecteurs sont visibles, acceptées ou refusées dans un seul fichier

Objectifs pédagogiques et compétences visées

Les objectifs décrivent les compétences que le participant pourra mettre en œuvre ; leur atteinte est vérifiée selon les modalités d’évaluation indiquées plus bas. À l’issue de la formation, le participant sera capable de :

  • Créer, modifier et organiser des styles, puis les enregistrer dans un modèle
  • Structurer un document long avec titres numérotés, table des matières, légendes et renvois
  • Découper un document en sections pour varier en-têtes, pieds de page et orientation
  • Réaliser un publipostage filtré et conditionnel à partir d’un fichier Excel
  • Concevoir un formulaire avec des contrôles de contenu et le protéger
  • Organiser une relecture avec commentaires, suivi des modifications et comparaison de versions

Programme détaillé

Programme indicatif : les modules sont sélectionnés, approfondis ou complétés selon le niveau des participants et vos objectifs.

01Styles et modèles d’entreprise
  • Créer un style de paragraphe et un style de caractère, définir le style suivant
  • Modifier un style pour mettre à jour tout un document
  • Créer un modèle (.dotx) avec logo, mentions de l’entreprise et zones à compléter
  • Mettre le modèle à disposition de tous selon l’organisation du stockage : dossier partagé ou SharePoint
02Structurer un document long
  • Mode plan et volet de navigation : déplacer un chapitre entier en une manipulation
  • Numérotation automatique des titres liée aux styles
  • Table des matières, table des illustrations, légendes et renvois
  • Notes de bas de page
03Sections et mise en page complexe
  • Sauts de section : insérer une page paysage dans un document portrait
  • En-têtes et pieds de page différents pour la première page, les pages paires et impaires ou chaque chapitre
  • Habillage et ancrage des images, tableau long avec ligne d’en-tête répétée
  • Insérer un tableau Excel avec ou sans liaison
04Publipostage
  • Préparer la source Excel : une ligne par destinataire, des colonnes nommées, aucune cellule fusionnée
  • Insérer les champs dans une lettre type et prévisualiser les résultats
  • Filtrer les destinataires et utiliser une règle « Si… Alors… Sinon »
  • Produire étiquettes, enveloppes et e-mails personnalisés, selon la version d’Outlook disponible pour les e-mails
05Formulaires et relecture à plusieurs
  • Contrôles de contenu : liste déroulante, case à cocher, sélecteur de date
  • Restreindre la modification pour ne laisser que les champs à remplir
  • Commentaires, suivi des modifications et acceptation par relecteur
  • Comparer deux versions d’un contrat
  • Coéditer un document stocké dans OneDrive ou SharePoint, selon l’environnement de l’entreprise

Informations pratiques : public, modalités, évaluation

Public concerné

Cette formation s’adresse aux utilisateurs réguliers de Word (assistants de direction, juristes, chargés qualité, gestionnaires administratifs) qui produisent des documents longs, des modèles ou des envois en nombre.

Prérequis

Maîtriser les bases de Word : mise en forme des paragraphes, tabulations, tableaux simples, en-têtes et pieds de page

Durée

2 jours (14 heures), durée indicative ajustable.

Modalités pédagogiques

  • Présentiel : dans vos locaux, partout en France, ou dans un lieu convenu ensemble
  • Distanciel : classe virtuelle en direct avec le formateur

À distance, la formation se déroule en classe virtuelle avec le formateur ; les modalités de suivi de la présence et de la participation sont précisées dans la convocation.

Méthodes pédagogiques

  • Transformation d’un rapport de trente pages non structuré en document automatisé : styles, numérotation, table des matières et sections
  • Atelier modèle : reconstruire le courrier type de l’entreprise sous forme de modèle protégé
  • Publipostage de bout en bout : de la liste Excel aux lettres filtrées et aux étiquettes

Moyens pédagogiques et techniques

  • Word et Excel installés sur chaque poste ; l’envoi d’e-mails par publipostage dépend de la version d’Outlook installée
  • Rapport long non structuré et fichier de destinataires fictif pour les exercices
  • Salle adaptée au nombre de participants, dans vos locaux ou dans un lieu convenu ensemble
  • Classe virtuelle avec partage d’écran ; connexion internet, micro et caméra pour chaque participant
  • Support de formation remis aux participants

Modalités d’évaluation

  • Positionnement des participants avant la formation (questionnaire ou échange)
  • Réalisation évaluée d’un document long structuré : styles, titres numérotés, table des matières et section paysage
  • Publipostage filtré à produire à partir d’un fichier Excel fourni
  • Questionnaire de satisfaction en fin de formation

Nature de la reconnaissance

Attestation de fin de formation remise à chaque participant.

Cette formation ne délivre ni diplôme, ni titre, ni certification professionnelle enregistrée au RNCP ou au répertoire spécifique.

Intervenants

La formation est animée par le formateur retenu pour l’action, qui peut être un intervenant indépendant ou un organisme partenaire, sélectionné pour son expertise du sujet, son expérience professionnelle et ses compétences pédagogiques. Hashtag 3C Formation reste votre interlocuteur tout au long de la prestation.

Modalités d’accès

  1. Vous nous transmettez votre demande : formulaire de devis, téléphone ou e-mail.
  2. Nous analysons le besoin avec vous et identifions le niveau des participants.
  3. Nous vous adressons une proposition : programme adapté, modalités et devis.
  4. Après votre accord, les documents contractuels sont établis, puis les participants reçoivent leur convocation.

L’inscription peut être à l’initiative de l’employeur, ou du salarié avec l’accord de son employeur.

Délais d’accès

Les délais d’organisation varient selon la formation, le format, les disponibilités du formateur et les éventuelles démarches de financement. Contactez-nous pour connaître le délai applicable à votre projet.

Si vous sollicitez une prise en charge, la demande est en général à déposer auprès de l’OPCO avant le début de la formation : ce délai est à prévoir dans le calendrier.

Accessibilité et handicap

Les personnes en situation de handicap peuvent nous signaler leurs besoins avant la formation, ou à tout moment, afin d’étudier ensemble les adaptations possibles : rythme, supports, aides techniques ou humaines, accessibilité du lieu. Si une adaptation n’est pas réalisable, nous vous orientons vers une structure adaptée.

Signalez vos besoins au 07 80 95 85 98 ou à contact@hashtag-3c-formation.com. Notre démarche d’accessibilité.

Droit de rétractation (formation financée à titre individuel)

Lorsqu’une personne finance elle-même sa formation, à titre individuel, elle dispose d’un délai de rétractation de dix jours à compter de la signature du contrat de formation (article L6353-5 du Code du travail) ; aucune somme ne peut être exigée avant l’expiration de ce délai (article L6353-6). Ce délai ne concerne pas les formations commandées par une entreprise pour ses salariés.

Tarif, financement et adaptation

Tarif sur devis selon la durée, le nombre de participants, le format et les modalités d’intervention.

Une prise en charge peut être possible selon votre entreprise, votre OPCO et les critères de financement applicables. Nous pouvons vous accompagner dans la constitution de votre demande de financement. La prise en charge n’est jamais garantie : elle dépend des critères en vigueur au moment de la demande. Le guide du financement OPCO

Les formations de Hashtag 3C Formation ne sont pas référencées sur Mon Compte Formation : elles ne peuvent pas être financées par le compte personnel de formation (CPF).

Adapter cette formation à votre entreprise

Les contenus peuvent être adaptés selon le niveau des participants, leurs fonctions, votre secteur d’activité, vos objectifs, les outils utilisés et les situations professionnelles rencontrées.

  • Le programme
  • La durée
  • Les exercices
  • Le niveau
  • Le secteur d’activité
  • Le format
  • Les dates

Questions fréquentes sur cette formation

Faut-il suivre Word débutant avant Word avancé ?

Non, si le participant sait déjà mettre en forme des paragraphes, poser une tabulation, insérer un tableau et gérer en-têtes et pieds de page. Ces bases ne sont pas reprises en Word avancé. Le test de positionnement indique si un passage par le niveau débutant est utile.

Le publipostage fonctionne-t-il avec n’importe quel fichier Excel ?

Le publipostage fonctionne avec un fichier Excel structuré, qui comporte une ligne par destinataire et des en-têtes de colonnes sans cellules fusionnées. La formation montre comment préparer ou corriger la source avant la fusion. L’envoi par e-mail dépend en plus de la version d’Outlook installée.

Que rapporte un participant de la formation Word avancé ?

Chaque participant repart avec un document long structuré qu’il a construit (styles, numérotation, table des matières), une lettre de publipostage fonctionnelle et un formulaire protégé. Ces fichiers servent de base aux documents réels de son service.

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