Comment former ses salariés aux outils collaboratifs ?

Par où commencer : les outils ou les usages ?

Par les usages : un outil s’installe dans les pratiques lorsqu’il aide à faire le travail, bien plus que lorsque ses menus sont connus. Avant de programmer la moindre session, décrivez avec chaque équipe comment elle travaille aujourd’hui :

• les documents : où ils sont enregistrés, comment ils circulent, qui les modifie, combien de versions coexistent ;
• les échanges : ce qui passe par e-mail, par messagerie instantanée, par téléphone ou en réunion ;
• les demandes et les tâches : comment elles arrivent, où elles sont suivies, comment on sait qu’elles sont terminées ;
• les irritants : informations introuvables, notifications envahissantes, doublons, relances inutiles.

Traduisez ensuite ces constats en quelques scénarios d’usage, formulés comme des situations : « préparer un devis à plusieurs sans s’envoyer de pièces jointes », « suivre les demandes du service dans un tableau partagé ». Ces scénarios deviennent le fil conducteur de la formation, quel que soit l’outil retenu : bibliothèque SharePoint ou drive partagé pour les documents, canal Teams ou Slack, espace Google Chat pour les échanges d’équipe, Planner ou Trello pour les tâches, Notion pour la documentation commune.

Quelles règles d’usage fixer avant de former ?

Fixez un petit nombre de règles concrètes avant la première session, en les décidant avec les managers et quelques utilisateurs : sans elles, chacun reproduit ses habitudes et la formation n’a rien à ancrer. Elles tiennent sur une page et répondent à quelques questions.

La règle de rangement mérite d’être expliquée avec l’outil réel. Google indique par exemple que les fichiers d’un drive partagé appartiennent à l’équipe et restent disponibles lorsqu’un membre la quitte ; pour Microsoft 365, notre comparatif Quelle formation Microsoft 365 pour ses équipes ? rappelle où sont stockés les fichiers d’un canal Teams et ceux d’une conversation.

Les règles d’horaires demandent une vérification préalable, car le Code du travail encadre le droit à la déconnexion. Dans les entreprises soumises à la négociation sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie et des conditions de travail, ses modalités figurent parmi les thèmes prévus ; à défaut d’accord, l’employeur élabore une charte après avis du CSE, qui prévoit aussi des actions de formation et de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques, pour les salariés comme pour l’encadrement et la direction (article L2242-17). Pour le télétravail, l’accord collectif ou la charte précise les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter le salarié (article L1222-9). Vérifiez avec les RH les textes applicables dans l’entreprise avant de rédiger ces règles.

Comment organiser la formation : référents, managers et formats courts ?

Appuyez-vous sur des relais internes et sur des sessions courtes, planifiées au moment où chaque équipe change ses pratiques : une formation organisée trop tôt, avant l’accès aux espaces réels, retarde la mise en pratique.

Former d’abord des référents

Repérez dans chaque service des personnes volontaires, à l’aise avec le numérique et reconnues par leurs collègues. Formées en premier et plus en profondeur, elles répondent aux questions du quotidien, font remonter les difficultés et proposent des ajustements des règles. Microsoft, dans ses ressources sur l’adoption de Microsoft 365, recommande d’ailleurs de constituer un réseau d’ambassadeurs internes (« champions ») qui forment leurs pairs et recueillent les retours, en précisant qu’ils ne sont pas des membres du support informatique. Prévoyez du temps pour cette mission et un point régulier entre référents.

Associer les managers

Les managers font vivre les règles : s’ils continuent d’envoyer des pièces jointes ou de solliciter l’équipe à toute heure, les consignes perdent leur crédit. Formez-les avant leurs équipes, sur l’outil comme sur leur rôle : organiser l’espace de l’équipe, faire respecter les règles communes, animer le travail à distance. La formation Teams pour les managers traite l’organisation d’une équipe dans Teams, Manager à distance et en hybride la posture managériale, et Conduite du changement la méthode pour piloter l’ensemble du projet.

Privilégier des formats courts et répétés

• une session de prise en main par équipe au moment de la bascule, sur ses propres espaces et ses scénarios d’usage ;
• des ateliers courts consacrés à un usage (partager un document, organiser un canal, suivre des tâches) quelques semaines plus tard ;
• une permanence des référents pendant les premières semaines ;
• des fiches pratiques d’une page qui reprennent les règles communes ;
• un parcours d’accueil pour les nouveaux arrivants, qui n’ont pas vécu le déploiement.

Comment suivre l’adoption sans surveiller les salariés ?

Suivez des usages et des difficultés à l’échelle des équipes, pas l’activité de chaque salarié. Fixez les points de suivi avant le déploiement, à partir des scénarios d’usage retenus :

• usages installés : les documents d’équipe sont-ils dans l’espace partagé ? les échanges d’équipe passent-ils par le canal prévu ?
• difficultés : questions posées aux référents, incidents, contournements comme le retour aux pièces jointes ou le recours à des outils non autorisés ;
• ressenti : court questionnaire ou échange en réunion d’équipe quelques semaines après la formation ;
• règles : points à clarifier ou à modifier, recensés par les référents et les managers.

Lorsque l’outil fournit des statistiques d’utilisation, exploitez-les de manière agrégée pour repérer une équipe qui a besoin d’un accompagnement supplémentaire, sans en faire un moyen détourné de contrôler l’activité individuelle. Dans Microsoft 365, par exemple, les rapports d’utilisation du centre d’administration masquent par défaut les noms des utilisateurs, des groupes et des sites : décidez avant le déploiement si ce réglage doit être conservé. La CNIL rappelle qu’un dispositif de contrôle de l’activité du personnel doit être justifié et proportionné à son objectif, soumis au préalable au CSE dans les entreprises d’au moins 50 salariés et porté à la connaissance des salariés avant sa mise en place, et qu’un outil mis en place dans un but ne doit pas poursuivre un autre objectif caché.

Quelles règles de sécurité et de données personnelles intégrer ?

Intégrez la sécurité et la protection des données dans chaque session plutôt que dans un module à part : c’est au moment de partager un fichier ou de créer un espace que les erreurs se produisent. Dans ses conseils sur le télétravail publiés en 2020, la CNIL recommande aux employeurs de mettre à disposition une liste d’outils de communication et de travail collaboratif qui garantissent la confidentialité des échanges et des données partagées, de privilégier des outils dont ils conservent la maîtrise, et souligne que certains logiciels grand public sont particulièrement inadaptés à un usage en entreprise. Les points à couvrir :

• comptes et outils autorisés : comptes professionnels uniquement, pas d’application installée sans l’accord du service informatique ;
• connexion : authentification multifacteur lorsque l’entreprise l’a activée, vigilance face aux fausses pages de connexion ;
• partage : lien limité aux personnes concernées, partage externe selon les règles internes, revue des accès à la fin d’un projet ou au départ d’un prestataire ;
• données personnelles : ne déposer dans un espace partagé que les données nécessaires, restreindre l’accès aux fichiers sensibles comme les documents RH ou les évaluations ;
• enregistrements et formulaires : informer les participants avant d’enregistrer une réunion, ne collecter dans un formulaire que les informations utiles, conformément aux principes d’information des personnes et de minimisation des données rappelés par la CNIL.

Quelles formations prévoir selon l’outil ?

Choisissez les formations d’après l’environnement retenu par l’entreprise, puis selon le rôle de chacun :

• Microsoft 365 : Microsoft 365 : les fondamentaux pour tous, Microsoft Teams par équipe et Teams pour les managers ; notre comparatif Microsoft 365 détaille les autres profils ;
• Google Workspace : Google Workspace : collaborer avec Gmail, Agenda, Drive et Docs, pour les équipes qui découvrent la suite ou qui migrent ;
• Slack, Notion ou Trello : Notion, Trello et Slack : organiser le travail d’une petite équipe, pour attribuer un rôle à chaque outil et encadrer droits et invités ;
• quel que soit l’outil : Organisation numérique : fichiers, messageries et outils au quotidien, pour les salariés dispersés entre messageries, fichiers et notes, avec l’élaboration d’une charte d’usage en équipe.

Hashtag 3C Formation construit ces formations à partir de vos scénarios d’usage et de vos règles communes, en intra-entreprise, dans vos locaux ou à distance.